Die digitale Transformation hat in Unternehmen längst eine neue Phase erreicht. Cloud-Plattformen, moderne ERP- und CRM-Systeme sowie zahlreiche spezialisierte Anwendungen sind inzwischen fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch die Einführung einer Software allein garantiert noch keinen wirtschaftlichen Erfolg. Entscheidend ist vielmehr, ob Mitarbeitende die vorhandenen Systeme tatsächlich effizient und umfassend nutzen. Genau hier setzt digitale Adoption an: Sie macht die Nutzung von Software messbar und schafft die Grundlage dafür, digitale Investitionen nachhaltig in Produktivität und Geschäftswert zu übersetzen.
Wenn moderne Software ihr Potenzial nicht vollständig entfaltet
Viele Enterprise-Unternehmen verfügen heute über komplexe digitale Landschaften. Unterschiedliche Systeme unterstützen Vertrieb, Personalwesen, Produktion, Kundenservice oder Compliance. Gleichzeitig entstehen jedoch häufig parallele Excel-Listen, manuelle Arbeitsschritte und individuelle Workarounds. Der Grund: Von den zahlreichen Funktionen moderner Anwendungen wird oft nur ein Teil regelmäßig genutzt.
Damit entsteht eine Lücke zwischen technischer Implementierung und tatsächlicher Wertschöpfung. Unternehmen bezahlen für leistungsfähige Software, schöpfen deren Möglichkeiten aber nicht vollständig aus. Besonders relevant wird dies angesichts steigender Kosten, des Fachkräftemangels und des zunehmenden Drucks, mit vorhandenen Ressourcen produktiver zu arbeiten.
Auch klassische Schulungsmaßnahmen stoßen dabei an Grenzen. Trainings finden häufig vor dem eigentlichen Einsatz einer Anwendung statt. Die konkrete Frage entsteht jedoch meist erst später – genau in dem Moment, in dem ein Mitarbeiter einen bestimmten Prozess durchführen muss. Gleichzeitig verändern sich cloudbasierte Anwendungen kontinuierlich. Neue Funktionen, Updates und veränderte Workflows machen es schwierig, einmal vermitteltes Wissen dauerhaft aktuell zu halten.
Digitale Adoption macht Nutzung steuerbar
Digitale Adoption verfolgt einen datenbasierten Ansatz: Unternehmen analysieren, wie Anwendungen im tatsächlichen Arbeitsalltag verwendet werden. Dadurch wird sichtbar, welche Funktionen intensiv genutzt werden, wo Prozesse ins Stocken geraten oder welche Workflows besonders häufig abgebrochen werden.
Diese Informationen ermöglichen es, gezielt gegenzusteuern. Statt allen Mitarbeitenden dieselben Schulungsinhalte bereitzustellen, kann Unterstützung dort erfolgen, wo sie tatsächlich benötigt wird. In-App-Guidance, interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen und personalisierte Onboarding-Prozesse begleiten Nutzer direkt innerhalb ihrer gewohnten Anwendungen.
Damit verändert sich auch das Change-Management. Entscheidungen basieren nicht mehr ausschließlich auf Annahmen, Umfragen oder Supportanfragen, sondern zunehmend auf realen Nutzungsdaten. Unternehmen können beispielsweise nachvollziehen, wie schnell neue Funktionen angenommen werden, welche Features kaum Verwendung finden oder an welchen Stellen Nutzer Schwierigkeiten mit einem Prozess haben.
Das schafft zugleich eine bessere Grundlage für die wirtschaftliche Bewertung digitaler Initiativen. Laut der im Whitepaper herangezogenen Forrester-Studie zu Pendo berichten Unternehmen unter anderem von Verbesserungen der Feature-Adoption um 15 bis 40 Prozent in wichtigen Geschäftsprozessen sowie von einer möglichen Reduzierung grundlegender interner Supportanfragen um 10 bis 30 Prozent.
Von der Softwareeinführung zur kontinuierlichen Optimierung
Digitale Transformation endet nicht mit dem Go-live. Moderne Software wird laufend weiterentwickelt, Prozesse verändern sich und Unternehmen müssen neue Anforderungen berücksichtigen. Deshalb gewinnt ein kontinuierlicher Ansatz an Bedeutung.
Digital-Adoption-Plattformen verbinden dafür mehrere Funktionen: Sie analysieren die tatsächliche Nutzung, ermöglichen Unterstützung direkt innerhalb der Anwendung und integrieren Feedback der Anwender. Bei Pendo kommen zusätzlich Produktanalytik und zunehmend KI-gestützte Analysen zum Einsatz, um Nutzungsmuster zu erkennen und Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken.
Praxisbeispiele verdeutlichen das Potenzial. Beim Wissenschaftsverlag Elsevier wurden zentrale Nutzeraktionen definiert, um erfolgreiche Prozessabschlüsse messbar zu machen. Das Hygieneunternehmen Essity setzte Pendo wiederum ein, um das digitale Onboarding von mehr als 1.200 Mitarbeitenden in über 38 Ländern zu unterstützen.
Auch wirtschaftlich kann sich die Optimierung der Software-Nutzung bemerkbar machen. Weniger Bedienungsfragen können den Support entlasten, kontextbezogene Hilfestellungen können Einarbeitungszeiten verkürzen und bereits vorhandene Funktionen können schneller produktiv eingesetzt werden. So wird digitale Adoption zu einem Instrument, um den ROI bestehender Softwareinvestitionen besser auszuschöpfen.
Wie reif ist die digitale Adoption im Unternehmen?
Das Whitepaper unterscheidet vier Entwicklungsstufen: von der reinen Softwarebereitstellung über die Analyse der Nutzung und eine geführte Adoption bis hin zu einem datengetriebenen Digital Workplace. Während auf der ersten Stufe vor allem Implementierung und klassische Schulungen im Vordergrund stehen, wird auf höheren Reifestufen die kontinuierliche Analyse und Optimierung der digitalen Nutzung zur strategischen Aufgabe.
Für Unternehmen stellt sich daher die Frage, wie gut sie die tatsächliche Nutzung ihrer wichtigsten Systeme bereits verstehen und steuern können:
- Wissen Sie, welche Funktionen Ihrer zentralen Enterprise-Systeme tatsächlich genutzt werden?
- Können Sie messen, wie schnell Mitarbeitende neue Features und Workflows übernehmen?
- Erkennen Sie zuverlässig, an welchen Stellen digitale Prozesse abgebrochen oder ineffizient ausgeführt werden?
- Erhalten Ihre Mitarbeitenden genau dann Unterstützung, wenn sie innerhalb einer Anwendung benötigt wird?
- Können Sie den wirtschaftlichen Beitrag Ihrer digitalen Initiativen anhand konkreter Kennzahlen belegen?
Wer mehrere dieser Fragen nicht eindeutig beantworten kann, verfügt möglicherweise über ungenutztes Potenzial in der bestehenden Softwarelandschaft. Eine strukturierte Digital-Adoption-Strategie kann dabei helfen, Nutzungslücken aufzudecken, kritische Workflows zu analysieren und die Wertschöpfung bestehender Systeme gezielt zu verbessern.
Jetzt die Publikation herunterladen: Erfahren Sie im vollständigen Whitepaper, wie Enterprise-Unternehmen digitale Adoption systematisch aufbauen, ihre Software-Nutzung messbar machen und den wirtschaftlichen Wert bestehender Technologieinvestitionen steigern können.
Whitepaper downloadenÜber Pendo
Pendo bietet eine Plattform für Produktanalytik, In-App-Guidance und Nutzerfeedback. Unternehmen können damit die Nutzung digitaler Anwendungen analysieren, Mitarbeitende kontextbezogen unterstützen und digitale Produkte sowie Workflows kontinuierlich optimieren. Ziel ist es, die Wertrealisierung bestehender Software zu verbessern und digitale Transformation messbar voranzutreiben.
