Freitag, März 29, 2024
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Herausforderungen im modernen Vertragsmanagement – und wie sie sich meistern lassen

Linz (btn/Gastbeitrag von Andreas Dangl, Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft) – Angesichts der steigenden Anforderungen in Sachen Rechtssicherheit ist ein modernes Vertragsmanagement die Basis für eine geregelte Geschäftsabwicklung. Mit einer cloudbasierten und prozessorientierten Lösung lässt sich der gesamte Vertragslebenszyklus agil und vollständig digital abbilden.

In der zunehmend vernetzten und damit oft nicht mehr so übersichtlichen Welt des 21. Jahrhunderts sind Verträge des Geschäftslebens mehr und mehr komplexe Gebilde, die unterschiedlichste Bestimmungen unter einem Dach vereinen müssen und an denen in der Regel eine Vielzahl an Personen und Abteilungen beteiligt ist.

Während die Digitalisierung in manchen Unternehmensbereichen weit fortgeschritten ist, hinkt die Erstellung und Verwaltung von Verträgen der Entwicklung meist hinterher. Laut einer Bitkom-Studie hat jedes vierte Unternehmen noch keine einzige Akte digitalisiert. Fortschrittlichere Betriebe nutzen zwar digitale Akten, mischen diese aber mit Unterlagen in Papierform – Stichwort Medienbruch. Ein weiteres Problem ist, dass Informationen, die für ein Vertragswerk benötigt werden, in unterschiedlichen Datensilos gespeichert sind. Zudem fehlen häufig durchgängige Prozesse, die gerade bei der Erstellung von zentraler Bedeutung sind.

In der Praxis sieht es daher oft so aus, dass während der Entstehung Vertragsteile per E-Mail ausgetauscht werden, wobei man niemals sicher sein kann, ob sich die letztgültige Version auch tatsächlich im Posteingang befindet. Scheidet ein zuständiger Mitarbeiter aus dem Projekt aus, kommt der Prozess nicht selten zum Stehen. Die Folge sind Zeit- und Geldverlust. Laut Havard Business School betragen die Einbußen durch fehlendes oder ineffizientes Vertragsmanagement zwischen fünf und 40 Prozent eines Deals.

Eine moderne Vertragsmanagement-Lösung, muss daher die Gesamtbreite der Anforderungen abdecken: Beginnend bei der unternehmensübergreifenden Vertragserstellung, über die Abwicklung von Prüf- und Genehmigungsprozessen, die Vertragserfüllung und dessen Controlling bis hin zur revisionssicheren Archivierung der Verträge. Eine State-of-the-art-Lösung sollte daher folgende vier Bereiche berücksichtigen.

1. Dank Cloud sind alle Verträge immer und überall griffbereit.

Cloud-Computing bietet im Vertragsmanagement enorme Vorteile. Einerseits steht dank einer zentralen, zeit- und ortsunabhängigen Datenbank jedem, der an der Erstellung und Realisierung eines Vertrags beteiligt ist und über die entsprechenden Berechtigungen verfügt, alle relevanten Informationen zur Verfügung – und das über alle Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg.

Andererseits können die Vertragsteile jederzeit und jederorts bearbeitet werden: An die Stelle von E-Mail-Attachments treten hier Hyperlinks auf Dokumente in der Cloud. Jeder erfolgte Zugriff sowie jede Änderung in Verträgen und sämtlichen dazugehörigen Dokumenten, Protokollen oder Geschäftskorrespondenzen wird automatisch aufgezeichnet beziehungsweise revisionssicher als neue Version abgespeichert. Ein Vertragsmanagement auf Cloud-Basis lässt sich außerdem leicht skalieren: Damit kann auch eine große Anzahl von komplexen Verträgen verwaltet werden – egal ob Rahmen- oder Einzelverträge.

2. Prozessorientierung steigert Flexibilität, Effizienz und Sicherheit.

Vertragsmanagement als Cloud-Service lässt sich flexibel an unternehmens- und projektspezifische Anforderungen anpassen. Dies reicht bis zu komplexen Prüf- und Genehmigungsprozessen. Ein modernes Vertragsmanagement bietet hierfür unter anderem einen hohen Grad an Automatisierung und die Vorteile der elektronischen Signatur, die Medienbrüche verhindert und den gesamten Prozess beschleunigt.

Die Prozessorientierung einer modernen Management-Lösung fördert zudem die Transparenz: Alle Beteiligten haben während der Erstellung Einblick in den Status quo und nach der Unterzeichnung den Überblick über sämtliche Fristen, Termine und Laufzeiten. Automatisch generierte E-Mails sorgen außerdem dafür, dass keine Fristen versäumt werden.

Zudem gewährleistet ein umfassendes Vertragscontrolling einen transparenten und einheitlichen Informationsstand zu allen Verträgen und Risiken, wobei sich mit Hilfe von Filter-, Sortier-, Gruppier- und Auswertungsmöglichkeiten von Vertragsdaten schnell rollenbasierte Analysen und Reports über bestehende Verträge durchführen lassen.

3. Offene Architektur und einfache Bedienung ermöglichen raschen Rollout und hohe Nutzerakzeptanz.

Als Cloud-Lösung lässt sich ein modernes Vertragsmanagement deutlich schneller implementieren als ein traditionelles On-Premises-System. Die offene Architektur erleichtert außerdem die Integration in die vorhandene IT-Landschaft: So können etwa Stammdaten zu Kunden, Lieferanten und Partnern automatisch aus ERP oder CRM in Verträgen übernommen werden.

Neben einer webbasierten, intuitiven Benutzeroberfläche punktet eine moderne Lösung mit der automatischen Generierung von Verträgen. Dazu gehören eine Sammlung von Textbausteinen und ein intelligentes Klauselmanagement. Kommt es unter Aufsicht der Rechtsabteilung zu Änderungen von Klauseln oder Vertragsmetadaten, werden diese automatisch in alle Vertragsvorlagen übernommen. Damit können sogar Mitarbeiter aus Fachabteilungen, die über kein juristisches Wissen verfügen, rechtssichere Verträge erstellen.

4. Mehrdimensionales Security-Konzept garantiert Rechtssicherheit und Datenschutz.

Eine prozessorientierte cloudbasierte Vertragsmanagement-Lösung verfügt über ein umfassendes Rechte- und Rollenkonzept, womit sichergestellt ist, dass kein Unbefugter Informationen einsehen kann. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung unterbindet bereits beim Login unberechtigte Zugriffe.

In einem modernen Vertragsmanagement werden Vertragsversionen sowie die zugehörigen Dokumente – inklusive Kommentare und Protokolle – revisionssicher dokumentiert, archiviert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Der Ablauf der Verhandlungsphase kann somit auch noch nach Jahren genau nachvollzogen werden – beispielsweise warum und von wem bestimmte Klauseln gestrichen oder angepasst wurden. Dies schafft Klarheit und Sicherheit, entspricht den Compliance-Anforderungen und reduziert somit geschäftliche Risiken für Unternehmen.

Sicherheit beginn bereits im Rechenzentrum. Im Idealfall zertifiziert der Cloud-Provider, von dem das Vertragsmanagement-Service bezogen wird, seine Cloud-Produkte. Somit wird das Angebot an diversen Cloud-Services für den Konsumenten besser vergleichbar. Als wertvolle Zertifikate sind unter anderem der Cloud Computing Compliance Controls Catalogue (C5), IDW PS 880, ISAE 3402 Type 2, TÜV Rheinland und der EuroCloud StarAudit zu nennen.


Andreas Dangl (Bild: Fabasoft)

Über den Autor: Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Business Process Cloud zuständig. Darüber hinaus berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Lösungen.

 

Jens Breimeier
Jens Breimeier
Jens Breimaier kümmerte sich bei BTN Media um Business Development und den Aufbau von neuen Geschäftsfeldern. Er hat über 19 Jahren Erfahrung und Erfolg im Medien- und Onlinebusiness, u.a. bei Burda, Verlagsgruppe Milchstraße, Bauer Verlagsgruppe und Vibrant Media: "Ich arbeite mit Brands, Agenturen, Startups und Publishern im Online-Business und unterstütze sie beim Wachstum ihres Geschäfts sowie beim Aufbau von Know-How und Netzwerk. Meine Erfahrung als Sales- und BD-Verantwortlicher, sowie bei der Umsetzung von komplexen Aufgabenstellungen geben mir eine fachliche Basis und Kompetenz, die ich weiter geben möchte."
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