Künstliche Intelligenz senkt die Hürden für die Erstellung eines ersten Arbeitsergebnisses in rasantem Tempo. Doch wer mit KI arbeitet, schließt seine Arbeit nicht zwangsläufig auch dort ab. Eine von Dropbox beauftragte Studie zeigt die Lücke zwischen dem Ort, an dem Arbeit heute beginnt, und dem Aufwand, um sie abzuschließen.
KI kann zwar innerhalb von Sekunden eine Antwort generieren, doch um den Output in ein finales Ergebnis zu verwandeln, müssen Inhalte oft noch zwischen Anwendungen verschoben, an Kollegen weitergegeben und für die Abnahme vorbereitet werden. 84 Prozent der Befragten stimmen der Aussage zu, dass KI Mitarbeitenden dabei hilft, Inhalte schneller zu erstellen, als die Prozesse und Workflows ihrer Organisationen Schritt halten können.
Dies verdeutlicht eine neue Herausforderung bei der digitalen Transformation und einen unerwarteten Engpass: Während KI den Schaffensprozess beschleunigt, besteht die eigentliche Herausforderung darin, ihren Output in vertrauenswürdige, nutzbare und dauerhafte Ergebnisse umzuwandeln.
KI erstellt Inhalte schneller, als Unternehmensprozesse Schritt halten können
Die Studienergebnisse zeigen, dass zwischen KI-generierten Ergebnissen und fertiger Arbeit weiterhin zahlreiche manuelle Schritte liegen. So geben 74 Prozent der Befragten an, KI-generierte Inhalte an einem durchschnittlichen Arbeitstag mit KI mindestens dreimal manuell zwischen verschiedenen Anwendungen zu verschieben. 30 Prozent tun dies sogar sechsmal oder häufiger. Darüber hinaus nutzen 65 Prozent der Befragten drei oder mehr Anwendungen, um eine typische KI-gestützte Aufgabe abzuschließen.
KI wird zum Ausgangspunkt der Wissensarbeit
Mehr als die Hälfte der Befragten (54 Prozent) gibt inzwischen an, einen KI-Assistenten als primären Ausgangspunkt für neue Wissensarbeit zu nutzen. Damit liegt KI vor Dokumenten, E-Mails, Suchmaschinen und Projektmanagement-Tools. Allerdings sagen lediglich 11 Prozent der Befragten, dass KI bereits heute ohne weitere Hürden fertige Arbeitsergebnisse liefert.
Als größte Herausforderungen auf dem Weg von KI-generierten Ergebnissen zu fertigen Geschäftsergebnissen nannten die Teilnehmenden:
- Genauigkeit der Ergebnisse (40 Prozent)
- Sicherheitsanforderungen oder Unternehmensrichtlinien (26 Prozent)
- Zusätzliche Reibungsverluste durch das Verschieben von Aufgaben zwischen Anwendungen, Freigabeprozesse und durch fehlenden geschäftlichen Kontext
Die neue „letzte Meile“ der Arbeit
Die Erstellung eines ersten Ergebnisses ist nur der Anfang. KI kann dieses Ergebnis zwar innerhalb von Sekunden erzeugen, doch die anschließende Weiterverarbeitung bildet die neue „letzte Meile“ der KI: den Weg durch Informationen, Personen, Entscheidungen, Berechtigungen und Workflows, die erforderlich sind, um daraus ein vertrauenswürdiges und nutzbares Arbeitsergebnis zu machen.
KI-generierte Arbeit wird zudem zunehmend Teil des langfristigen Wissens einer Organisation. 43 Prozent der Befragten geben an, dass der Großteil ihrer wöchentlichen KI-gestützten Arbeit dauerhaft in Teamdokumentationen oder gemeinsamen Wissensdatenbanken landet.
Um die Herausforderungen dieser „letzten Meile“ zu bewältigen, reicht es daher nicht aus, sich allein auf die Generierung von Inhalten zu konzentrieren. Während Arbeit zwischen Menschen und KI wechselt, müssen auch die dazugehörigen Inhalte und Kontextinformationen nahtlos mitwandern. Gleichzeitig benötigen die daraus entstehenden Ergebnisse einen dauerhaften Ort, an dem Teams sie weiterentwickeln und fortführen können.
Dropbox kann dies unterstützen, indem es Inhalte und Kontext über verschiedene KI-Anwendungen hinweg miteinander verknüpft und Teams einen einheitlichen Ort bietet, an dem sie ihre Arbeit fortsetzen können. Nach Angaben des Unternehmens ist die Nutzung der KI-Partner-Tools in den vergangenen vier Monaten um das 13-Fache gestiegen. Dieses Wachstum deutet darauf hin, dass Kundinnen und Kunden Dropbox zunehmend in ihre KI-gestützten Arbeitsabläufe integrieren.
KI hat bereits verändert, wo Arbeit beginnt. Die nächste Chance besteht darin, Teams dabei zu unterstützen, diese ersten Ergebnisse einfacher in fertige Arbeit umzuwandeln, der sie vertrauen, die sie teilen und auf der sie weiter aufbauen können.
Über die Studie
Dropbox hat vom 28. bis 30. Juli 2026 eine Umfrage unter 504 US-amerikanischen B2B-Fachkräften durchgeführt, die KI nutzen. Die Befragten kamen aus verschiedenen Bereichen, darunter IT, Technik, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Betrieb, Personalwesen und Kundensupport. Weitere Informationen gibt es auf dem offiziellen Dropbox-Blog: https://blog.dropbox.com/topics/company/ai-last-mile-work-study
