Die aktivweb GmbH, Entwickler der Dokumenten-Management-Lösung DOCBOX®, und die Kuhnle Computer-Software GmbH, Anbieter führender Branchensoftware für Schreinereien und holzverarbeitende Betriebe, vertiefen ihre bestehende Partnerschaft. Mit der neuen erweiterten Integration wird die Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Zahlung vollständig digitalisiert – ohne Medienbrüche, ohne manuelle Datenerfassung.
Von der manuellen Erfassung zur intelligenten Automatisierung
Während die bisherige Anbindung bereits die automatische Archivierung von Kuhnle-Dokumenten in der DOCBOX® sowie gezielte Dokumentensuchen direkt aus den Stammdaten ermöglichte, geht die neue Integration deutlich weiter: Sie schließt den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung – von der digitalen Erfassung über die mehrstufige Prüfung bis zur automatisierten Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung.
Der neue Workflow in der Praxis: Eine Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen und wird sofort in der DOCBOX® abgelegt. Automatisch startet ein definierter Freigabe-Workflow. Die Rechnung durchläuft mehrere Prüfschritte – etwa fachliche Prüfung, Kostenkontrolle oder Auftragsabgleich – bis sie zur Zahlung freigegeben wird.
An dieser Stelle setzt die neue Funktionalität an: Statt die freigegebenen Rechnungen manuell in der Kuhnle-Software zu erfassen, erscheinen sie automatisch als Liste in der OP-Verwaltung. Per Klick können alle relevanten Rechnungsdaten – Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, Datum – direkt übernommen werden. Das Original-Dokument lässt sich parallel öffnen, prüfen oder direkt in der DOCBOX® bearbeiten.
„Für Schreinereien und holzverarbeitende Betriebe bedeutet diese Integration einen enormen Effizienzgewinn“, erklärt Uwe Weikl, Geschäftsführer der aktivweb GmbH. „Die Rechnungsverarbeitung wird nicht nur schneller, sondern auch deutlich fehlerfreier. Kein Abtippen mehr, keine Zahlendreher, keine doppelte Datenhaltung – die Informationen fließen automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden.“
Intelligente Datenextraktion als Grundlage
Möglich wird diese nahtlose Integration durch die KI-gestützten Module der DOCBOX®: Das Modul Datenextraktion liest automatisch relevante Rechnungsdaten aus, der META-Maskendesigner strukturiert die Informationen, und die API-Schnittstelle übergibt sie an die Kuhnle-Software. Besonders empfehlenswert ist der Einsatz der KI-Module, solange Unternehmen noch klassische PDF-Rechnungen erhalten – diese ermöglichen die vollautomatische Datenextraktion auch ohne strukturierte E-Rechnungsformate.
In Kombination mit dem Kuhnle-Modul OP-Verwaltung entsteht so eine durchgängige digitale Prozesskette: von der Rechnungserfassung über die Workflow-gesteuerte Freigabe bis zur automatisierten Übernahme in die Finanzbuchhaltung und Auftragszuordnung.
Praxisnutzen für das Handwerk
Die erweiterte Integration bietet Schreinereien und holzverarbeitenden Betrieben konkrete Vorteile: Drastische Zeitersparnis bei der Rechnungserfassung, Reduzierung von Erfassungsfehlern, transparente Freigabeprozesse mit vollständiger Nachvollziehbarkeit, nahtlose Zuordnung von Rechnungen zu Aufträgen sowie revisionssichere Archivierung nach GoBD.
„Die Verbindung zwischen unserer Branchensoftware und der DOCBOX® schafft für unsere Kunden einen echten Mehrwert“, betont Daniel Wiest, Geschäftsführer der Kuhnle Computer-Software GmbH. „Gerade im Handwerk, wo Effizienz und Präzision entscheidend sind, ermöglicht diese Lösung eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft. Unsere Anwender können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die Verwaltungsprozesse im Hintergrund automatisiert ablaufen.“
Die Kooperation zeigt exemplarisch, wie branchenspezifische Fachsoftware und intelligentes Dokumentenmanagement zusammenwachsen – für durchgängig digitale Prozesse ohne Systembrüche.
Über Kuhnle Computer-Software GmbH, Wiernsheim-Iptingen:
Die Kuhnle Computer-Software GmbH ist seit über 40 Jahren auf Softwarelösungen für Schreinereien und holzverarbeitende Betriebe spezialisiert. Die modular aufgebaute Branchensoftware deckt alle Bereiche vom Angebot über die Arbeitsvorbereitung bis zur Nachkalkulation ab. Mit kontinuierlicher Weiterentwicklung und praxisnaher Beratung unterstützt Kuhnle Computer-Software Handwerksbetriebe bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.
www.kuhnle.com
Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen sowie von CMS-Systemen und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
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