Mit der MachineLearningEngine lernt M-Files aus eigenen, historisch gepflegten Metadaten und schlägt für neue Dokumente die passenden Metadaten vor.
Die Lösungsarchitektinnen und -architekten der DMSFACTORY haben mit der MachineLearningEngine eine weitere Erweiterung für M-Files entwickelt. Auf Grundlage der unternehmenseigenen historisch gepflegten Daten bisher abgelegter Dokumente ermittelt die Anwendung die Metadaten für das ausgewählte Dokument und füllt die entsprechenden Felder im Hintergrund automatisch aus. Anwenderinnen und Anwender müssen die vorgeschlagenen Werte nur noch bestätigen, statt sie manuell zu recherchieren und einzutragen.
Anders als sprachmodellbasierte Ansätze läuft die MachineLearningEngine direkt auf dem M-Files-Server. Es gibt keine Cloud-Anbindung, keine API-Schlüssel und keine laufenden Kosten pro Dokument – die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt den Vault. Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Betriebssicherheit ist dies ein entscheidendes Argument. Das Modul trainiert sich zudem regelmäßig automatisch nach Zeitplan neu, im laufenden Betrieb und ohne Wartungsfenster.
Jedem Vorschlag der MachineLearningEngine ist ein Wahrscheinlichkeitswert hinterlegt, an dem Anwenderinnen und Anwender ablesen können, wie verlässlich die Angabe ist. Das bildet die Grundlage für eine automatisierte Blindbuchung, wo sie sinnvoll ist. Ist sich das System nicht sicher, schlägt es keinen Wert vor.
Ergänzung zur DMSFACTORY ContextView
Die MachineLearningEngine punktet insbesondere im Zusammenspiel mit der ContextView, der DMS-eigenen Erweiterung des M-Files-GUI. Während diese verknüpfte Objekte wie Rechnung und Rechnungsposition oder Gerät und Zuständigkeit sichtbar und bearbeitbar macht, liefert die MachineLearningEngine die passenden Metadatenwerte bereits im Moment der Speicherung – bevor ein Dokument überhaupt geöffnet wird. Felder wie Kostenstelle, Gewerk oder Zuständigkeit stehen dann korrekt fest, statt manuell nachgetragen werden zu müssen. Gerade bei der Rechnungsverarbeitung mit vielen Positionen lässt sich so die passende Kontierung zu Bestellungen und Lieferscheinen automatisiert vorbelegen. Über eine API-Schnittstelle lässt sich das trainierte Modell außerdem unabhängig von der ContextView in eigene Anwendungen und Skripte einbinden.
„Mit der MachineLearningEngine geben wir unseren Kundinnen und Kunden ein Werkzeug an die Hand, das ihr eigenes, über Jahre gepflegtes Wissen automatisiert nutzbar macht“, so Jörg Eckhard, Vertriebsleiter der DMSFACTORY.Weitere Informationen zur DMSFACTORY MachineLearningEngine für M-Files: https://www.dmsfactory.com/rund-um-m-files/dmsfactory-machinelearningengine/
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister mit den Schwerpunkten Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM), Archivierung und Business Process Management (BPM). Ihr Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. Die DMSFACTORY ist Partner von ABBYY, Hyland, Kofax und M-Files und u.a. für ABBYY FlexiCapture, Saperion ECM, Kofax Capture und M-Files Online zertifiziert. Sie entwickelt eigene Software, passt Lösungen an projektspezifische Anforderungen an und erstellt kundenindividuelle Komponenten. Bei der Realisierung des papierlosen Büros und in ihrem gesamten Arbeitsspektrum setzt sie auf eine transparente Arbeitsweise. Von der Beratung und Planung über die Systemintegration, die Schulung der AnwenderInnen und AdministratorInnen bis hin zu Wartung und Support erhalten Unternehmen bei der DMSFACTORY alles aus einer Hand.
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