Die aktivweb GmbH, Entwickler der Dokumenten-Management-Lösung DOCBOX®, gibt in Kooperation mit der WS-Informatik, IT-Dienstleister für kleine und mittelständische Unternehmen in Nordhessen, die erfolgreiche Integration der DOCBOX® in SAP Business One bekannt. Durch die B1 DMS-Integration wird eine nahtlose Verbindung zwischen dem führenden ERP-System und professionellem Dokumenten-Management realisiert – für durchgängige digitale Geschäftsprozesse, höhere Effizienz und maximale Transparenz.
Dokumente dort, wo sie gebraucht werden
Mit der B1 DMS-Integration steht SAP-Business-One-Anwendern ab sofort eine leistungsstarke Erweiterung zur Verfügung. Dokumente aller Art – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Verträge, E-Mails – sind direkt im Kontext des jeweiligen SAP-Belegs abrufbar. Per Mausklick öffnet sich das zugehörige Dokument aus der DOCBOX®, ohne dass SAP Business One verlassen werden muss.
„Unsere Kunden profitieren von einer zukunftssicheren Lösung, bei der alle geschäftsrelevanten Dokumente direkt im ERP-Kontext verfügbar sind – ohne Medienbrüche, ohne Systemwechsel, ohne Suchaufwand“, erklärt Uwe Weikl, Geschäftsführer der aktivweb GmbH. „Damit schaffen wir einen durchgängigen digitalen Workflow, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Compliance nachhaltig stärkt.“
Automatisierte Archivierung und intelligente Indizierung
Die B1 DMS-Integration automatisiert die Dokumentenablage vollständig: Rechnungen, Belege und Reports werden regelbasiert und ohne manuelle Zwischenschritte in der DOCBOX® archiviert. Ein intelligenter Hintergrunddienst übernimmt dabei die automatische Nachklassifizierung bereits vorhandener Dokumente, den automatisierten Belegdruck mit DMS-Klassifizierung im Hintergrund sowie die Verarbeitung von Barcodes. Das COLD-Modul importiert und klassifiziert Dokumente vollständig automatisiert.
Für externe Belege ohne QR-Code steht ein integrierter Druck-Button an den verschiedenen SAP-Belegmasken zur Verfügung. Damit lassen sich bei Bedarf Etiketten mit QR-Code drucken, die externe Dokumente für den direkten automatischen Import in die DOCBOX® kennzeichnen – ein praktischer Weg, auch physische Eingangsbelege lückenlos in den digitalen Prozess einzubinden.
DATEV-Export mit Belegbildern
Eine optionale Dokumentenexport-Schnittstelle zu DATEV ergänzt die Integration: SAP-Business-One-Buchungssätze werden dabei mit den zugehörigen Belegbildern aus dem DOCBOX®-Archiv angereichert und können direkt in DATEV Online importiert werden. Für Unternehmen, die parallel mit einem Steuerberater oder einer Finanzbuchhaltung auf DATEV-Basis arbeiten, schließt diese Funktion die letzte Lücke im durchgängig digitalen Belegfluss.
Praxisnutzen für den Mittelstand
Die Integration bietet Anwendern eine Vielzahl weiterer Vorteile: Eine Dropzone ermöglicht die komfortable Ablage per Drag & Drop, auch über Terminal-Client-Grenzen hinweg. E-Rechnungen werden über die Dropzone automatisch ausgelesen und in die SAP-Belegmaske eingetragen. Eine integrierte KI-Erkennung prüft Dokumente auf Merkmal-Übereinstimmungen und befüllt die Belegmaske automatisch. Verknüpfte Dokumente können direkt exportiert werden, Markierungen im integrierten PDF-Viewer werden mit der DOCBOX® synchronisiert.
„Die Integration der DOCBOX® in SAP Business One bietet unseren Kunden eine praxisnahe Lösung, die ihre täglichen Arbeitsprozesse spürbar vereinfacht“, erklärt Dr. Stephan Werner, Geschäftsführer der WS-Informatik. „Vom automatischen Belegimport über die DATEV-Schnittstelle bis hin zur QR-Code-Etikettierung für externe Belege – die B1 DMS-Integration schließt alle Lücken im digitalen Dokumentenprozess und gibt unseren Kunden die Sicherheit, rechtssicher und effizient zu arbeiten.“
Die Kooperation zwischen aktivweb und WS-Informatik liefert damit eine vollständig integrierte Dokumenten-Management-Lösung für SAP-Business-One-Anwender – skalierbar, rechtskonform und zukunftsfähig.
Über WS-Informatik GmbH & Co. KG, Wolfhagen:
WS-Informatik ist ein Dienstleistungsunternehmen mit langjähriger Erfahrung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie. Das Unternehmen bietet ein umfangreiches Produkt- und Dienstleistungsspektrum für kleine und mittelständische Unternehmen. Neben der Software-Entwicklung für Schnittstellen-Anwendungen übernimmt das Unternehmen die vollständige Wartung und Betreuung der IT-Infrastruktur seiner Kunden – damit diese sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
In dieser Pressemitteilung findet aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Berufsbezeichnungen und/oder Adressierungen meistens die männliche Form Verwendung. Es sind dennoch alle sozialen Geschlechter ausdrücklich gemeint, sofern kontextuell nicht anders gekennzeichnet.
Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen sowie von CMS-Systemen und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
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