Prozesse vernetzen und Transparenz schaffen
„Am Anfang hieß es erstmal: Überblick verschaffen: welche Prozesse gibt es in unserem Betrieb. Das fängt bei der Kundenanfrage an, geht bis zur Materialbestellung und final dem Zahlungseingang sowie einem Auftragsarchiv.“
Sandra Jessat, Geschäftsführerin bei „Jessat – Ihre Dachdecker“ aus Lügde, und Michael König, verantwortlich für den IT Bereich im Unternehmen, haben sich die gesamte Prozesskette in ihrem Betrieb angeschaut und alles in Frage gestellt.
So wurde wirklich jeder einzelne Step unter die Lupe genommen.
Was wurde bisher manuell erledigt, ist aber sehr arbeitsintensiv? Wo gibt es Medienbrüche und damit verbunden auch oftmals Informationsverluste?
Wo können Prozesse digitalisiert und verschlankt werden?
Und vor allem wo verliert der Betrieb Zeit und Geld? Gerade im täglichen Geschäft ist es auch den Kunden von Jessat wichtig, dass sauber gearbeitet wird, sowohl auf dem Dach als auch in den Prozessen, und dass alles nachgehalten wird. „Wir wollen uns auch weniger angreifbar machen für Diskussionen, die es manchmal mit Kunden zum abgerechneten Aufwand gibt, daher ist vor allem die Transparenz und Nachhaltigkeit sehr wichtig in den Prozessen“, stellt Michael König einen wichtigen Punkt heraus.
Nicht gerade wenig Fragen mit denen sich Sandra Jessat und Michael König da auseinandergesetzt haben. Und bei denen sich Optimierungspotenzial zeigte.
Alles zentral in der Cloud abrufbar
Als ein wichtiger Baustein in dieser Prozesskette wurde die IT-Umgebung im Projektplan festgelegt.
Hier hat Jessat auf die Unterstützung von MSOFT gesetzt. „Oftmals ist die Scheu sich mit digitalen Prozessen auseinanderzusetzen in Handwerksbetrieben sehr groß. Die IT läuft stiefmütterlich mit und man schreckt vor der Arbeit, die eine Umstellung mit sich bringt, zurück. Daher war es uns wichtig, einen verlässlichen Partner zu haben“, fasst Sandra Jessat die Entscheidung für MSOFT zusammen.
Kernstück der neuen IT-Umgebung ist jetzt ein Digital Workspace: die Verlagerung der Daten in die Cloud. Dabei wurden zwei virtuelle Arbeitsplätze in der Terra Cloud eingerichtet und können über den Desktop-PC oder Tablet angesteuert werden.
Die Vorteile für Jessat liegen dabei auf der Hand:
-Anwendungen wie die Dachdeckersoftware können zentral abgerufen werden: egal ob aus dem Büro, von unterwegs oder dem Home Office
-Weniger Aufwand mit der IT im eigenen Betrieb, so dass sich Jessat mehr auf das Kerngeschäft, den Dachdeckerbetrieb, konzentrieren kann
-Security-Lösungen wie eine Firewall und Zugangsschutz werden zentral in der Cloud eingerichtet
Da auch Unternehmensdaten zukünftig in der Cloud liegen um von überall abrufbereit zu sein, war es Sandra Jessat wichtig, dass sie Vertrauen zu MSOFT hat und die ganze Einrichtung des Digital Workspace strukturiert erfolgte.
Eins nach dem anderen
Dass mit der Einrichtung des „virtuellen“ Arbeitsplatzes noch lange nicht Schluss ist beim Thema Digitalisierung, unterstreichen Sandra Jessat und Michael König. Wichtig ist Ihnen aber, dass sie Schritt für Schritt vorgehen und stets für sich überprüfen, ob die gewünschten Ziele auch erreicht werden. So werden auch die nächsten Schritte, wie die Anbindung an DATEV, die interaktive Kommunikation auf den Baustellen und die Darstellung von wichtigen Informationen z.B. zur Arbeitssicherheit auf der Baustelle sicherlich noch weiter die gewünschten Ziele unterstützen: Kostenreduktion, Zeitersparnis und mehr Qualität für Kunden.
Wir wünschen der Firma Jessat viel Erfolg bei der weiteren Digitalisierung und freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit und anstehenden Projekte.
Die M-SOFT Organisationsberatung bietet seit über 35 Jahren Software-Lösungen für Handwerk, Industrie und Handel. Über 5.500 Kunden in der DACH-Region setzen auf das langjährige Know-how und eine umfassende Betreuung des Branchenexperten und des gesamten Netzwerks von Niederlassungen und Fachhandelspartnern.
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