Neues DMS-Modul bietet rechtskonforme Archivintegration und optimiert Durchlaufzeiten durch integrierten digitalen Eingangsrechnungsprozess
Ab sofort bietet PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, eine umfassende Integration seiner Softwarelösung PROXESS DMS in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es wurde eine eigene Business Central App entwickelt, die eine nahtlose Integration des DMS in Microsoft Dynamics ermöglicht. Dank des neuen Moduls werden ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag & Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet und mit den richtigen Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.
Integrierte digitale Eingangsrechnungserfassung und -workflow
Die neue Integration unterstützt aber nicht nur die Ablage und den Zugriff auf Dokumente, sondern bildet auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen werden durch PROXESS per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf die Business Central-Stammdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Entsprechend entfällt die manuelle Belegerfassung im ERP inklusive damit einhergehender Fehlerquellen und dem entstehenden Aufwand. Auch der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen erfolgt über einen integrierten digitalen PROXESS-Workflow, der nach den Wünschen des Anwenders gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe werden Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. Da im Business Central-Dashboard alle Funktionen der Integration abgebildet sind, ist ein Überblick über den Bearbeitungsstand der Dokumente auf einen Blick zu sehen.
Die Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS mit Microsoft Dynamics sorgt nicht nur für eine einfache und sichere Archivierung und für einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus der ERP-Oberfläche, sondern auch für mehr Effizienz rund um die Dokumentenprozesse in Unternehmen. Für Mitarbeiter ohne ERP-Zugang ist der Archivzugriff über den PROXESS Web Client möglich. Für maximale Sicherheit greift dabei immer das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept.
Einfaches Customizing und Monitoring
Als praktisch für Administratoren erweist sich das integrierte Customizing-Tool, in dem auch die Übergabe von Daten zeitlich gesteuert und kontrolliert wird.
Die Integration von PROXESS DMS steht für Microsoft D365 Business Central ab Version 16 für On-Premise- und Cloud-Varianten zur Verfügung und ist erst der Anfang. Eine Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management wird ebenfalls zeitnah erhältlich sein.
PROXESS als Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Die PROXESS GmbH entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. Der Name PROXESS steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“.
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