Digitalisierung und Automatisierung im Reporting
In vielen Unternehmen ist das Berichtswesen ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess. Es gibt zahlreiche Berichte, die regelmäßig erstellt werden müssen, und jeder einzelne erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung. Die schiere Menge an Berichten kann überwältigend sein, und der Prozess ihrer Erstellung kann sowohl zeitlich als auch finanziell kostspielig sein.
Digitalisierung und Automatisierung von Berichtserstellung kann das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen.
Reporting bisher
In vielen nicht digitalisierten Unternehmen erfolgt die Berichterstattung mit Papier und Stift. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter alle notwendigen Informationen zusammentragen, sie in einen Bericht eintippen und diesen dann ausdrucken müssen, um ihn ihrem Vorgesetzten vorzulegen. Dies kann ein zeitaufwendiger Prozess sein, und beim Abtippen von Berichten können leicht Fehler gemacht werden. Wenn die Vorgesetzten Änderungen an den Berichten vornehmen müssen, müssen sie unter Umständen das Originaldokument ausfindig machen und die Änderungen von Hand vornehmen. Dies kann zu Verwirrung und zum Verlust von Dokumenten führen.
Aber selbst, wenn die ersten Schritte digitalisiert wurden, werden noch immer viele Reports mit Excel erstellt, mit Adobe Acrobat zu PDFs gemacht, ausgedruckt und an den Chef gegeben. Dieser Prozess ist zwar digital, aber der Bericht wandert noch immer durch viele Hände, um am Ende wieder auf Papier zu sein. Auch ist die Beschaffung etwaiger Daten und Informationen noch immer ein manueller und zeitaufwendig Prozess.
Automatisierte Excelreports
Nachdem die Erstellung nun digital ist, kann man anfangen, das Reporting weiter zu automatisieren. Häufig ist es noch so, dass die Mitarbeiter manuell Daten aus Datenbanken, Excelsheets und E-Mails zusammentragen. Microsoft Office und Excel im Speziellen bietet Ihnen aber die Möglichkeit viele dieser Schritte zu automatisieren und zu vereinfachen. Mit einem Visual Basic for Applications (VBA) Skript können Sie Daten aus anderen Exceldateien von Ihrem Server, aus E-Mails und sogar aus Datenbanken einfach in einem Excelsheet zusammenführen. So müssen Sie nicht mehr alles manuell kopieren, ansprechen oder suchen, sondern haben mit einem Klick schon die Basis fertig. Weiter können Sie die Berechnungen der relevanten Metriken in Excel schon in Formeln schreiben, sodass Sie auch direkt alle Daten verarbeitet haben und die Zahlen des Reports fertig sind. Jetzt haben Sie mehr Zeit, um Randinformationen zu sammeln und bereitzustellen und den Report zu finalisieren.
Dies wird die Erstellung Ihres Reports beschleunigen und die Qualität gewährleisten, aber dennoch sind einzelne Schritte nicht digital und der Report wird am Ende immer noch zugestellt und ausgedruckt.
Power BI als Reporting-Tool
Power BI ist eine Cloud-basierte Business-Intelligence- und Analyseplattform, die es den Nutzern ermöglicht, Erkenntnisse aus ihren Daten zu gewinnen. Sie bietet eine Reihe von Funktionen, darunter Datenvisualisierung, Datenmodellierung und Datenmanipulation. Power BI kann Unternehmen dabei helfen, ihre Berichterstattung zu verbessern, indem es eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Untersuchung von Daten und die Suche nach Mustern bereitstellt. Außerdem bietet Power BI eine Reihe von Funktionen, die das Erstellen und Weitergeben von Berichten erleichtern. Zu diesen Funktionen gehört die Möglichkeit, Berichte in PDF oder Excel zu exportieren, und die Möglichkeit, Berichte so zu planen, dass sie automatisch an Empfänger gesendet werden. Power BI kann auch mit anderen Microsoft-Produkten, wie Office 365, integriert werden, um eine Komplettlösung für Business Intelligence und Analysen zu bieten.
Wenn Sie also Ihre Daten und Reporting von Excel zu Power BI bringen, haben Sie einen weiteren Schritt in ein digitales Reporting getan.
Nun können Sie die Daten einpflegen, wo es nötig ist und nicht automatisch geht, die Daten checken und mehr Informationen in dem Reporting Template bereitstellen. Danach erhalten alle, die den Report erhalten sollen, diesen direkt und können ihn sich dort anschauen.
Vorteile digitales Reporting
Digitale Berichte bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Berichten in Papierform. Ein großer Vorteil ist, dass sie Unternehmen Zeit und Geld sparen können. Durch die Automatisierung der Erstellung und Verteilung von Berichten gewinnen die Mitarbeiter Zeit, die sie für produktivere Aufgaben nutzen können. Überdies können digitale Berichte leicht mit Kollegen und Kunden ausgetauscht werden, was eine bessere Zusammenarbeit und ein besseres Verständnis ermöglicht.
Ein weiterer Vorteil digitaler Berichte besteht darin, dass sie den Entscheidungsträgern helfen können, schneller und effizienter fundierte Entscheidungen zu treffen, da die Informationen leichter zugänglich sind. Bei papierbasierten Berichten müssen die Mitarbeiter oft viel Zeit mit der Suche nach den benötigten Informationen verbringen. Bei digitalen Berichten hingegen sind alle Informationen direkt übersichtlich einsehbar. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, die benötigten Informationen zu finden und schnell Entscheidungen zu treffen.
Fazit
Egal an welcher Stelle der Digitalisierung sich Ihr Unternehmen befindet, ein digitalisierter und automatisierter Reporting-Prozess ist eine sogenannte „Low hanging fruit“. Es ist leicht, diesen Prozess schrittweise von Papier, digital zu gestalten und später zu automatisieren und die Bereitstellung zu vereinfachen. Dies spart viel Zeit und Kosten. Weiterhin gewährleistet es weniger Fehler bei Datensammlung und der Erstellung wichtiger Kennzahlen. Die gesparte Zeit kann genutzt werden, um wertvolle Informationen hinzuzufügen, die nicht in den Zahlen zu sehen sind. So wird die Entscheidungsfindung für Führungspersonen erleichtert und Ihr Report bietet einen wirklichen Mehrwert und spiegelt nicht nur die Zahlen wider.
