Dokumentenmanagement neu gedacht in Nürnberg
Erfrischend neue Wege zu mehr Effizienz, Transparenz und Qualität im Management von Dokumenten zeigt ein interaktiver Workshop von TSO-DATA auf.
Nürnberg, 12.6.2019 – TSO-DATA, IT-Systemhaus und Spezialist für DMS, CRM und ERP, lädt zu einem spannenden Workshop über neue Wege im intelligenten Management von Informationen und Dokumenten auf Basis der ECM-Lösung M-Files ein. M-Files ist nach unabhängigen Analysteneinschätzungen technologisch und konzeptionell unangefochten führend. Erst kürzlich wurde es vom Analystenhaus Nucleus Research als Vorreiter in Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit ausgezeichnet und von Kunden auf der Bewertungsplattform TrustRadius zum besten ECM-System gewählt.
„Mit M-Files gibt es endlich einen neuen Ansatz im Dokumentenmanagement, der nutzerfreundlich ist und mit dem alten Chaos von unzähligen Ablagen und Systemen aufräumt. Auch die Zeiten reiner Archivlösungen sind vorbei. Heute geht der Trend zum abteilungsübergreifenden Nutzen, Bearbeiten und Teilen von Informationen. Ich verspreche allen Teilnehmern am Workshop ein echtes Wow-Erlebnis“, erläutert Andreas Blom, DMS-Experte bei TSO-DATA und Referent des Workshops.
Neue Ansätze revolutionieren das Dokumenten- und Informationsmanagement
Zu Beginn des Workshops werden die neuen Ansätze im Dokumentenmanagement vorgestellt. Dazu gehören die Ablösung von Ordnerstrukturen durch beliebige dynamische Sichten, das Zusammenfassen aller Datenquellen und Ablagen in einem übergreifenden Konzept und die intensive Nutzung von Metadaten, um alle Dateien und Dokumente mit relevanten Geschäftsobjekten wie Kunden, Projekten, Vorgängen oder ähnlichem zu verknüpfen. Das Was-statt-wo-Prinzip revolutioniert das Suchen und Finden. Mit modernen Formen der Zusammenarbeit und automatisierten Workflows können Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen deutlich verbessert werden. Die Integration von M-Files in z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central steigert den Nutzen noch weiter. Durch die Verbindung von ERP- und ECM-System profitieren Anwender von den Stärken beider Systeme.
Personalakten und Vertragsmanagement als konkrete Beispiele
Am konkreten Beispiel der Führung digitaler Personalakten werden die genannten Innovationen erläutert. Dadurch wird deutlich, wie moderne Strukturen für deutlich mehr Transparenz genutzt werden können. Intelligente Berechtigungskonzepte sorgen für Compliance und Sicherheit. Am Beispiel Vertragsmanagement werden die Versionierung und Freigabe von Dokumenten sowie die Lenkung in definierten Workflows illustriert. Für beide Anwendungsfälle – Personalakten und Vertragsmanagement – bietet TSO-DATA vorgefertigte Lösungstemplates an, die alle gängigen Anforderungen abdecken und ggf. einfach auch auf individuelle Gegebenheiten angepasst werden können.
DSGVO-Anforderungen in M-Files abbilden
Zur rechtskonformen Einhaltung der DSGVO brauchen Unternehmen deutlich mehr Unterstützung beispielsweise für die automatische Klassifizierung von Schutzklassen, zur Verwaltung von Löschanfragen und -fristen sowie zur feinen Steuerung von Zugriffsrechten. Mit M-Files und der DSGVO-Toolbox für M-Files von TSO-DATA zeigen die ECM-Experten, wie die Anforderungen der DSGVO praxisnah, sicher und effizient erfüllt werden können. Mit M-Files werden die relevanten Dokumente klassifiziert und die notwendigen Metadaten – beispielsweise für Löschfristen – direkt an den Dokumenten hinterlegt. So wird der individuelle Schutzbedarf garantiert und Transparenz über den Bestand an personengebundenen Daten und deren Löschfristen hergestellt.
„Mit M-Files können wir Unternehmen helfen, alle Informationen deutlich effizienter zu verwalten. Aus Nutzersicht stellt M-Files einen echten Durchbruch dar: Endlich können alle relevanten Dokumente aus beliebigen Quellen im richtigen Kontext genutzt werden, ohne dass sich der Nutzer Gedanken machen muss, wo konkret die Datei abgelegt ist. Die Steuerung von Workflows und Berechtigungen über die Inhalte der Dokumente sorgt dafür, dass die Dinge quasi automatisch richtig laufen“, erläutert Blom die Vorteile von M-Files und den Nutzen des Workshops. Der kostenlose halbtägige Workshop findet am 27.6.2019 am TSO-DATA-Standort in Nürnberg statt.
Interessenten finden weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung unter: https://bit.ly/2YNBmpY
Wer an diesem Termin verhindert ist oder nicht aus der Region Nürnberg stammt, kann auch die Online-Version des Workshops am 26.9.2019 wahrnehmen: https://bit.ly/2OQIkFW
Als zukunftsorientiertes Business-Systemhaus beschäftigt TSO-DATA an drei Standorten rund 160 Mitarbeiter. Seit 1991 gehören innovative IT-Lösungen und -Dienstleistungen zu unserem Portfolio. Bei der Umsetzung setzen wir auf moderne Technologien, die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen ausgerichtet sind. Der Fokus unseres Lösungsportfolios liegt dabei auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und Dynamics NAV, KatarGo und LS Retail, Dynamics 365 CRM, Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint und M-Files, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud Services. Als IT-Full Service Partner begleiten wir Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und Umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht unserer Philosophie „IT im Herzen“. www.tso.de
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