Mobiles Arbeiten und die Smartwatch

Linz (btn/ Gastbeitrag von Andreas Dangl Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft) – Die Arbeitswelt hat sich über die letzten Jahre hinweg stark verändert, sie ist mobiler geworden. Ein Trend, den viele Unternehmen durch Digitalisierungsmaßnamen unterstützen. Für Mitarbeiter bedeutet dies mehr Flexibilität. Die zeitlichen und räumlichen Freiheiten eröffnen neue Wege, um Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren, die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu erhöhen sowie qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu binden.

Smarte Endgeräte erleichtern nicht nur das Arbeiten außerhalb des Büros, sondern ermöglichen auch, jederzeit online zu sein. Die räumliche Nähe der Teammitglieder spielt dabei laut einer Studie von BITCOM zum Thema „Arbeit 3.0“ (PDF) mittlerweile kaum noch eine Rolle. Ein wichtiger Punkt sei jedoch eine entsprechende Unternehmenskultur. Des Weiteren heißt es: „Die Verfügbarkeit mobiler Arbeitsmittel fördert die Nutzung von Reisezeiten für berufliche Zwecke erheblich. Insgesamt arbeiten mehr als die Hälfte der Personen, die mobile Endgeräte für die tägliche Arbeit verwenden, auch von unterwegs.“ E-Mails und Kalenderfunktionen steht dabei für viele an erster Stelle – also Anwendungen, die eine schnelle Information, Aktualisierung oder auch kurze Reaktionen auf eintreffende Anfragen ermöglichen.

Workflows mit Mobilen Apps

Die Digitalisierung und Automatisierung von unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen spart Ressourcen und beschleunigt gleichzeitig auch die Arbeitsabläufe. Durch das Einbinden von externen und internen Partnern in eine cloudbasierte Plattform ist das Teilen von Dokumenten oder die Zusammenarbeit in einer hochsicheren Umgebung einfach möglich. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf bestimmte Daten haben bzw. einzelne Prozessschritte wie Freigaben, Genehmigungen oder Kenntnisnahmen ausführen.
Besonders in Bereichen, in denen viele Personen mit individuellen Arbeitsumgebungen an einem Geschäftsprozess beteiligt sind und unterschiedliche spezifische Aktivitäten zu erledigen haben, ist es wichtig, auf Lösungen zu bauen, die mobiles, aufgabenzentriertes Arbeiten unabhängig vom Endgerät einfach, sicher und barrierefrei ermöglichen.

Genehmigung per Smart Watch erteilen (c) adrian825-iStock, Fabasoft

Mittels „mobiler Apps“ für Smartphone, Tablet und Smartwatch lassen sich Tätigkeiten wie Prüfungen, Freigaben und Genehmigungen sehr flexibel erledigen. Für das Jahr 2020 wird ein Absatz von rund 3,2 Millionen Smartwatches prognostiziert. Das zeigt, dass die Smartwatch durchaus bei der Planung von digitalen Workflows berücksichtigt werden sollte.

Zu einer effizienten Arbeitsweise gehört aber auch das strukturierte Abarbeiten von Aufgaben. Ein wichtiges Hilfsmittel dazu bietet ein persönlicher (online) Arbeitsvorrat, der jedem am Prozess beteiligten Partner zur Verfügung steht – und zwar auch auf den mobilen Endgeräten. So erhalten beispielsweise (Außendienst-) Mitarbeiter per Smartwatch einen guten Überblick über offene Aktivitäten und bleiben am aktuellen Informationsstand. Über komplexere Aufgaben, für deren Erledigung ein größeres Display oder eine Tastatur besser geeignet ist, kann sich der Anwender per „Touch“ auf der Watch einen ersten Eindruck verschaffen und diese danach am Tablet oder Smartphone abarbeiten. Darüber hinaus teilen E-Mail-Benachrichtigungen neu hinzugekommene Aktivitäten im online Arbeitsvorrat in der Cloud mit.

Eine Geschäftsanwendung für alle Endgeräte

Cloud-Plattformen bieten eine gute technologische Basis, um Daten weltweit und jederzeit verfügbar zu halten. Diese dienen nicht mehr nur als „einfache“ Datenspeicher, sondern bieten auch moderne Lösungen für den Geschäftsalltag. Neben Services zum Datenaustausch über Vorstandskommunikation, Vertragsmanagement bis hin zum prozessgesteuerten Managen von technischen Daten und Dokumenten. Funktionen wie eine Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, mobiler Datenzugriff oder die Synchronisierung von Daten auf lokale Endgeräte sowie zur Offline-Nutzung zählen mittlerweile zum Standardumfang von mobilen Geschäftsanwendungen.

Sichere Cloud als Basis

Sicherheit spielt bei mobilen Businessanwendungen aus der Cloud eine wesentliche Rolle. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-verschlüsselte Datenübertragung und zertifizierte europäische Rechenzentren sind einige Aspekte, die es hier zu beachten gilt.

Besonders wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht, sind Cloud-Services zu bevorzugen, die nach dem Anforderungskatalog „Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“ – kurz C5 – herausgegeben vom BSI, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik oder nach ISO 27001, ISO 27018 oder ISO 20000-1 zertifiziert sind.

Datensicherheit am mobilen Endgerät

Um eine mobile Geschäftsanwendung auf der Smartwatch nutzen zu können, wird zunächst die Watch mit einem Smartphone verbunden (gepaired). Auf dem Smartphone installiert der Anwender eine mobile App beispielsweise für Dokumentenmanagement. Für das Log-in in diese Cloud-Lösung stehen Authentifizierungsmethoden wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (Anmeldung z. B. per Zertifikat und zusätzlichem Passwort) zur Verfügung. Für den Einstieg am Smartphone kann in dieser App ein Token (Einmal- oder Mehrfachpasswort, bestehend aus Zeichen- und Ziffernkombinationen) festgelegt werden. Das Passwort wird dafür über einen sicheren Kanal auf die Smartwatch übertragen und dort hinterlegt. Die Verschlüsselung der Übertragung erfolgt beispielsweise mit einer „Rolling Key Encryption“. Dies bedeutet, dass sich der zur Verschlüsselung verwendete Key in einem bestimmten Zeitintervall ändert. Die App auf der Smartwatch erhält nun die Informationen zu Aktivitäten wie Freigaben, Genehmigungen oder Kenntnisnahmen aus dem persönlichen Arbeitsvorrat direkt aus der cloudbasierten Anwendung.

Abschließend ist zu sagen, dass die Smartwatch ein Endgerät ist, das die Möglichkeiten der mobilen Arbeitsweise erweitert und den Arbeitsalltag erleichtert. Der kleine Assistent am Handgelenk erinnert zuverlässig an Termine und anstehende Tätigkeiten und erlaubt die flexible und sichere Interaktion im Rahmen von Workflows.

Über den Autor: Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Cloud zuständig. Darüber hinaus berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Lösungen.