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Produktivitätssteigerung bei der Dokumentenerfassung mit AutoStore 7 und eCopy 5.4 von Nuance

Führende Software zur Erfassung verbessert Effizienz von Workflows, Zusammenarbeit und Organisation

Produktivitätssteigerung bei der Dokumentenerfassung mit AutoStore 7 und eCopy 5.4 von Nuance

Dokumentenerfassung mit AutoStore 7 und eCopy 5.4 von Nuance (Bildquelle: @Nuance Communications)

München, 2. September 2015 – Nuance Communications, Inc., ein führender Anbieter von Sprach- und Dokumentenverarbeitungslösungen, stellt heute mit AutoStore 7 und eCopy ShareScan 5.4 die neuen Versionen seiner Software zur Dokumentenerfassung vor. Mit den Lösungen und der Expertise von Nuance im Bereich der digitalen Dokumentenerfassung können Unternehmen ineffiziente Verfahren für Papier- und elektronische Dokumentenverwaltung durch Workflows verwalten, die die Produktivität, Zusammenarbeit und Effizienz deutlich steigern.

„Eine Studie von IDC hat ergeben, dass die Mitarbeiter von heute bei ihren Aufgaben ständig und überall auf Inhalte zugreifen müssen“, erklärt Arianna Valentini, Senior Research Analyst, Hardcopy Industry Transformation und Page Volume Analysis. „Sichere Lösungen zur Dokumentenerfassung, die intelligente Unternehmensabläufe mit einem Cloud-Zugriff zur Synchronisierung und gemeinsamen Nutzung von Datenspeichern ermöglichen, sind unverzichtbar für die Gewährleistung eines nahtlosen Datenflusses. IDC stellt fest, dass die Lösungen von Nuance diesen Bedarf erfüllen und Endanwendern die gewünschten und benötigten Werkzeuge zur Zusammenarbeit an die Hand geben.“

Die aktuellen Versionen von AutoStore und eCopy erfüllen die Kundenanforderungen, die digitale Dokumentenerfassung bei der Erfassung von Unternehmensprozessen und nahtlose Zusammenarbeit weiter zu verbessern:

AutoStore 7
AutoStore 7 ist zur Erfassung von Unternehmensprozessen geeignet, in denen Mitarbeiter ihre Dokumente und Daten in einen vorgegebenen Arbeitsablauf eingeben. Die Software bietet eine reaktive und intuitive Oberfläche zur schnellen Erfassung wichtiger Daten mit nur einem Minimum an Interaktion über Echtzeitverbindungen mit Unternehmenssystemen für eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung.

Unternehmensprozesse werden kontinuierlich geplant, festgelegt, verwaltet und wiederholt. Diese Prozesse stützen sich auf das Dokument und dessen Kerndaten, die für die Verwaltung der Finanzen, Kunden, Händler, Lagerbestände sowie weiterer wichtiger Geschäftstätigkeiten erforderlich sind. Ungeachtet wie Unternehmensdokumente digital erfasst und in den Workflow eingegeben werden, sei es über PC, Laptop, Smartphone, Tablet, Multifunktionsscanner, E-Mail oder Internet, integriert AutoStore diese Daten nahtlos in das Unternehmensnetzwerk. Dies erhöht die Effizienz und Rentabilität.

Mit AutoStore 7 haben Kunden eine noch größere Kontrolle und Kostenersparnis, da diese Software automatische, dokumentbezogene Unternehmensprozesse verbessert. Gesteigert werden auch die operative Effizienz und Kommunikation sowie die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

Einige Vorteile:
– Erhöhte Sicherheit und Compliance – Durch eine dynamische Textbearbeitung ermöglicht AutoStore einem Unternehmen, seine sensiblen Daten zu schützen, ohne dass die Suche nach tatsächlichen Daten in der Bilddatei erforderlich ist. Die Software gleicht Daten der Bilddatei mit einem spezialisierten Wörterbuch ab und bearbeitet automatisch übereinstimmende Daten. Somit werden vertrauliche Informationen besser geschützt und Compliance-Anforderungen erfüllt.

– Schnelle und einfache Bildverbesserungen – Die Software korrigiert automatisch Bilderfassungsprobleme von Kameras und Smartphones, wie beispielsweise Kamerafotos von schlechter Qualität, verzerrte Dokumentperspektiven und Textpassagen. Das Ergebnis sind hochwertige Bilder.

– Vereinfachung von Unternehmensabläufen – Eine Standardoberfläche für das Scannen und Drucken, neue und aktualisierte Routing-Komponenten für das Document Management System (DMS), eine neue Forms-Overlay-Komponente und eine größere Flexibilität beim Routing zu RightFax: Alle diese Elemente unterstützen die Umwandlung von komplexen Abläufen in wesentlich vereinfachte Workflows mit nur einem Mausklick.

eCopy ShareScan 5.4
Die Software eCopy ShareScan 5.4 eignet sich für die Zusammenarbeit bei Arbeitsabläufen, in denen Teammitglieder, die beispielsweise an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, Dokumente und Inhalte zur weiteren Bearbeitung oder Ergänzung an das Team übermitteln. Durch die Nutzung des Multifunktionsgeräts innerhalb des Bereichs der Arbeitsgruppe vereinfacht eCopy die korrekte Erfassung von Dokumenten.

Zusammenarbeit beinhaltet die gemeinsame Nutzung von editier- und übertragbaren Dokumenten über Netzwerkordner, Microsoft SharePoint, Systeme für das Dokumentenmanagement, Cloud-Speicher oder E-Mails direkt an Teammitglieder, Händler oder Kunden. Mit eCopy ShareScan erstellen Unternehmen schnell und einfach Geschäftsinhalte für eine gemeinsame Nutzung. Damit steigern sie die Effizienz ihrer Kommunikation und ihre Unternehmensprozesse. eCopy ShareScan ist der Ausgangspunkt für weiterführende Revisions- und Bearbeitungsschritte von Team-Mitgliedern. Dies gelingt durch ein direkt an die Inbox eines Desktop-PCs angeschlossenes Multifunktionsgerät für den schnellen und einfachen Empfang von gescannten Dokumenten sowie für das Editieren und Teilen von PDF-Dateien mit Desktop-Anbindungen. Die Dokumente können sowohl in gängigen gemeinsam genutzten Arbeitsräumen als auch in der Cloud geöffnet werden.

Die eCopy ShareScan 5.4 Software steigert die Produktivität und Kontrolle des Anwenders über gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Sie verbessert die operative Effizienz und Kommunikation und unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

Einige Vorteile:
– Erhöhte Anwenderproduktivität – Mit der neuen Weiterverarbeitungsfunktion können während des Scannens gleichzeitig Optionen gewählt und Daten eingegeben werden. So können mehrere lange Dokumente effizienter kombiniert werden. Je länger das Dokument ist, desto größer die Zeitersparnis. Mit der optionalen Dokumentenvorschau-Funktion lassen sich mehrere Dokumente in ein einziges Dokument zusammenfassen, ausgewählte Bereiche mit SmartForms markieren und Dokumente vor ihrer Übertragung in das Multifunktionsgerät prüfen. Alle diese Optionen verringern den erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand für das Erstellen und Teilen von neuen Inhalten erheblich.

– Erweiterte Konnektivität – eCopy Office, Suite und Enterprise enthalten nun die Option für das eCopy Cloud Pak. Diese bietet direkte und sichere Scan-Funktionen zu Microsoft OneDrive, Google Drive und in die Dropbox sowie zusätzliche Anbindungen für das Dokumentenmanagement mit DocuWare und Exact Synergy Enterprise.

– Fehlerfreie Zusammenarbeit – Neue SmartForms ergänzen fehlende Dokumenteninformationen und -daten direkt am Multifunktionsgerät und ermöglichen so automatisch fehlerfreie Prozesse.

Eine vollständige Liste der neuen Funktionen enthalten die neuen Datenblätter zu AutoStore und eCopy. Informationen über Preise und Lieferbarkeit erhalten Sie bei Ihrem Händler.

„Unsere Produkte zur Dokumentenerfassung, einschließlich AutoStore und eCopy, bieten Unternehmen aller Größenordnungen vielfältige Vorteile, da sie die sichere und automatische Integration von Papier- und elektronischen Dokumenten in Unternehmensanwendungen gewährleisten“, erklärt Michael Rich, Executive Vice President und General Manager von Nuance Document Imaging. „All diese Funktionen für smartere Betriebsabläufe lassen sich mühelos mit einem Mausklick nutzen. Der Workflow setzt sich sofort in Gang und stellt sicher, dass Dokumente oder Informationen jedes Mal schnell und präzise an das richtige Ziel übertragen werden.“

Nuance Document Imaging ist Anbieter von Software-Produkten, die professionelle Anwender und Unternehmen für eine vollständige Kontrolle ihrer Dokumenten- und Informationsprozesse benötigen. Das ständig erweiterte Nuance-Portfolio ermöglicht Unternehmen eine strenge Einhaltung der Gesetze und Vorschriften zur Dokumentensicherheit, reduziert Risiken und überträgt Mitarbeitern die uneingeschränkte Kontrolle über ihre Dokumente und Daten. Das umfassende Angebot unterstützt Unternehmen bei der Verschlankung ihrer Abläufe sowie der Schließung von Lücken im gesamten Spektrum der Arbeitsabläufe ab der ersten Erstellung bis zur abschließenden Archivierung eines Dokuments. Die systemübergreifende Kompatibilität von Nuance ermöglicht den nahtlosen Einsatz aller Multifunktionsgeräte, Drucker, Desktops und Mobilgeräte für IT-Administratoren. Die einheitliche und vertraute Benutzeroberfläche bietet eine effizientere und natürlichere Interaktion mit den verwendeten Technologien für die Erstellung, Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten.

Nuance (Nasdaq: NUAN) ist ein führender Anbieter von intelligenten Systemen, die die Kommunikation von Menschen mit Geräten erleichtern sollen. Zudem entwickelt Nuance Druck- und Dokumentenmanagementlösungen für Unternehmen und Privatkunden weltweit. Seine Technologien, Anwendungen und Services sorgen für einen deutlich höheren Benutzerkomfort und bieten neue arbeitssparende Methoden zur Handhabung von Informationen und zur Erstellung, Verteilung und Nutzung von Dokumenten. Die bewährten Anwendungen und professionellen Dienstleistungen von Nuance werden tagtäglich von Millionen Anwendern und Tausenden Unternehmen eingesetzt. Weitere Information finden Sie online unter www.nuance.de, www.nuancemobilelife.com und auf Facebook www.facebook.com/home.php#!/DragonNaturallySpeakingDeutschland und Twitter @NuanceWelt.

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Laura Langer
Laura Langer
Laura ist seit Mitte 2015 als Redakteurin und Marketing Manager bei dem Business.today Network tätig. Zuvor machte Sie Ihren Master-Abschluss in BWL mit Schwerpunkt Marketing.

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