Smarter kommunizieren im Büro: Sechs Tipps für die Einführung von Skype for Business

Frankfurt, 26. Juni 2017 – Microsoft positioniert Skype for Business aktuell sehr erfolgreich als Alternative zur klassischen Telefonanlage am Markt. Die UCC-Plattform (Unified Communication and Collaboration) bündelt sämtliche Kommunikationskanäle in der vertrauten Microsoft Office-Oberfläche und ermöglicht Anwendern eine effiziente Kommunikation sowie reibungslose Teamarbeit. Wer über die Einführung von Skype for Business nachdenkt, sollte die Migration aber detailliert und sorgsam planen und rechtzeitig verbindliche Rahmenbedingungen definieren. Dr. Tarik Erdemir, Head of Professional Service bei Arkadin, gibt sechs Tipps für einen erfolgreichen Projektstart.

1. Analysieren Sie Ihren Bedarf
Wie bei jedem IT-Projekt gilt es auch vor der Einführung von Skype for Business abzuklären, wie gut die Lösung die Anforderungen Ihres Unternehmens abdeckt. Generell gilt: Gibt es im Unternehmen viele Team- und Knowledge-Worker, die von verschiedenen Standorten aus und mit unterschiedlichen Endgeräten arbeiten, ist Skype for Business wahrscheinlich die richtige Lösung für Sie.

2. Vorsicht bei kritischen analogen Komponenten
Mit Conferencing-Funktionen, Chat-Integration, Präsenzmanagement und vielen klassischen Telefonleistungsmerkmalen bietet Skype for Business eine breite Palette an Funktionen für jeden Anwendungsbereich. Bedenken Sie aber, dass analoge Systeme wie Hausalarm oder Schwesternruf nur mit entsprechender Vorbereitung und eingehendem Know-How in IP-Umgebungen überführen lassen. Sind solche Funktionen für Sie geschäftskritisch, ist es umso wichtiger, den richtigen Partner für den Roll-Out von Skype for Business zu konsultieren.

3. Bewerten Sie Ihr Netzwerk
Haben Sie sich für Skype for Business als Kommunikationsplattform entschieden, gilt es, die Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb zu schaffen. Dies beginnt bei Ihrem Netzwerk. Durch den Rich Media Content ist Skype for Business relativ datenhungrig. Sorgen Sie daher für ausreichend Bandbreite im LAN und WAN, um eine durchgehend hohe Gesprächsqualität zu gewährleisten und Latenzen, Packet Loss oder Jitter zu minimieren. Vergessen Sie nicht, auch Ihr WLAN einer genaueren Betrachtung zu unterziehen, nicht selten wird auch hierüber in Konferenzräumen mit Skype for Business gearbeitet.

4. Wägen Sie Optimierungsoptionen ab
Sollte die Bandbreite Ihres Unternehmens nicht ausreichen, müssen Sie dennoch nicht auf Skype for Business verzichten. Mit klassischen QoS-Mechanismen und nativen Skype for Business-Features können Sie Ihr WAN nachhaltig optimieren, um auch bei geringer Bandbreite eine sehr gute Sprachqualität zu erzielen. Hierzu zählen beispielsweise die Begrenzung der maximalen Zahl von VoIP-Kanälen (Call Admission Control), eine redundante Übermittlung der Nutzlast (Forward Error Correction) oder moderne Codecs wie RTAudio oder SIREN.

5. Binden Sie alle Abteilungen ein
Holen Sie schon in der frühen Planungsphase Führungskräfte und Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen mit ins Boot. Dies hilft Ihnen dabei, Anforderungen an die Konfiguration von Skype for Business abteilungsübergreifend zu erfassen und an die Wünsche der Kollegen anzupassen. So vermeiden Sie böse Überraschungen beim finalen Rollout – etwa, weil das Management gewohnte ISDN-Features oder Chef-Sekretariats-Funktionen vermisst.

6. Wählen Sie die passende Deployment-Option
Microsoft bietet Skype for Business als vollständig in der Cloud gehostete Lösung an. Für deutsche Unternehmen ist die native Online-Installation jedoch derzeit noch keine Option, da Microsoft in Deutschland aktuell keinen Zugang zum öffentlichen Telefonnetz anbietet. Dies wird voraussichtlich erste Ende 2017 der Fall sein. Machen Sie sich daher frühzeitig Gedanken über alternative Wege für den Netzzugang:

– On-Premise-Installation: Wenn Sie intern über das nötige Know-how verfügen, können Sie Skype for Business vollständig On-Premise betreiben und den Netzzugang einfach über ein IP-Gateway realisieren. Durch den selbst gemanagten, lokalen Server haben Sie maximale Freiheiten im Bereich des Customizing und können Benutzer bedarfsgerecht migrieren. Berücksichtigen Sie jedoch die relativ hohen Anforderungen an Investment und Know-how.

– Hybride Installation mit vorhandenem Server: Betreiben Sie bereits einen Skype- oder Lync-Server, empfiehlt es sich, diesen weiter zu nutzen und parallel dazu eine Skype for Business Cloud-Umgebung aufzusetzen. Ihr bestehendes System dient dem Netzzugang und Sie verfügen gleichzeitig über alle Funktionen, die die Cloud bietet. Später können Sie schnell und wirtschaftlich in die native Cloud migrieren.

– Hybride Installation mit Cloud Connector: Wer noch kein technisches Equipment besitzt und sanft auf Skype for Business umsteigen möchte, hat die Möglichkeit, schrittweise zu migrieren. Hierzu lässt sich eine On-Premise installierte, virtualisierte Skype for Business-Umgebung als Cloud Connector mit der lokalen ISDN-TK-Anlage vernetzen. So profitieren Sie von allen Vorteilen von Skype for Business und nutzen weiterhin Ihren bestehenden Netzanschluss.

– SaaS-Betrieb mit Drittanbieter: Wer das Thema Telefonie komplett outsourcen und von den Vorzügen einer nativen Online-Installation profitieren möchte, kann Skype for Business als gehosteten Service von einem Dienstleister wie Arkadin beziehen. Dieser kümmert sich um den Cloud-Betrieb und die Konfiguration von Skype for Business und sorgt für einen Zugang zum Telefonnetz. So nutzen Sie das gesamte Leistungsportfolio, ohne eigenes Equipment oder Know-how vorhalten zu müssen.

Fazit
Bedarfsgerecht implementiert, kann Skype for Business mit seinen UCC-Features die Unternehmenskommunikation und Teamarbeit nachhaltig verbessern. Unternehmen, die über einen Umstieg nachdenken, sollten sich frühzeitig Partner mit entsprechendem Know-how und Projekterfahrung suchen. Arkadin bietet umfassende Beratung zu Implementierung und Konfiguration und übernimmt bei Bedarf das Hosting von Skype for Business als Cloud-Lösung. Weitere Informationen finden Interessenten unter www.arkadin.de

Über Arkadin
Arkadin ist einer der größten und am schnellsten wachsenden Anbieter von Dienstleistungen für Unified Communications and Collaboration weltweit. Unser Angebot marktführender Audio-, Web-, Videokonferenz- und Unified-Communications-Lösungen ermöglicht erstklassige Erfahrungen im Bereich Collaborations, die entscheidend für den Erfolg in einem digital vernetzten, globalen Arbeitsplatz sind. Als Mitglied der NTT Communications Group können wir unsere Dienstleistungen in der Cloud liefern und mit einer hochmodernen Infrastruktur eine erstklassige Servicequalität sicherstellen. Über 50.000 Kunden, von den größten Weltkonzernen bis zu kleinen Unternehmen, werden lokal in 19 Sprachen mit Hilfe unseres Netzwerks aus 56 Niederlassungen in 33 Ländern unterstützt. Mehr Information finden Sie hier: www.arkadin.de

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NTT Communications bietet Beratung, Architektur-, Sicherheits- und Cloud-Services zur Optimierung der Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT) in Unternehmen an. Diese Angebote stützen sich auf die weltweite Infrastruktur des Unternehmens. Hierzu zählt neben dem globalen IP-Netzwerk der Tier-1-Klasse auch das VPN-Netzwerk Arcstar Universal One(TM), über das weltweit 196 Länder und Regionen sowie 140 sichere Rechenzentren erreicht werden. Mit seinen Lösungen unterstützt NTT Communications wirksam die globalen Ressourcen aller Unternehmen der NTT Group, darunter Dimension Data, NTT DOCOMO und NTT DATA.

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