Hamburg (btn/Gastbeitrag) Die Zeiten des digitalen Wandels konfrontieren Unternehmen aller Größenordnungen oft mit der Herausforderung, sich mit modernen und effizienteren Software-Systemen auseinander zu setzen. Veränderungen auf dem Markt, die Vielzahl an Mitbewerbern, aber auch das firmeneigene Wachstum sind gute Gründe, weshalb auch Unternehmensentscheider des Mittelstands bereit sind, tief in den Geldbeutel zu greifen und eine anforderungsgerechte Software-Lösung anzuschaffen. Lesen Sie hier, wie die Software-Implementierung klappt.
Jene Einsicht zur Veränderung endet jedoch nicht mit dem Erwerb einer Software. Leider kommt es noch viel zu häufig vor, dass Unternehmen der erfolgreichen Einführung jenes IT-Produkts nicht genug Aufmerksamkeit schenken. Und dass, obwohl die Software-Einführung eine äußerst komplexe und anspruchsvolle Herausforderung darstellt. Mit ihr geht oftmals die Anschaffung zusätzlicher neuer Hardware, aber auch eine Restrukturierung der Ablauf-Organisation in der Firma einher. Wenn dann die Software Implementierung nicht gelingt, hat das Unternehmen vergeblich in teilweise fünf- bis sechsstellige Summen investiert.
Veränderungen müssen gemanagt werden
Irrtümlich gehen manche Einkäufer von Software-Systemen davon aus, dass der externe Anbieter für sie schon alles organisieren wird. Das kann aber ins Auge gehen. Denn die Haltung von vielen Unternehmensentscheidern, gerade in diesem Segment sparen zu wollen, ist fragwürdig, weil kontraproduktiv. Stattdessen sollten sie die Anbieter ihrer neuen Software fordern bzw. kontrollieren. Wesentlich ist es z.B., dass die Firmenverantwortlichen schon im Vorfeld eine ausreichend lange Testphase für die Abnahme der Software durch sie als Anwender vereinbaren.
Auch nach der Schulungsphase, wenn alle Abteilungen bzw. Mitarbeiter bereits mit dem System arbeiten, ist es hilfreich, eine Supporthotline nutzen zu können. Denn es gibt Situationen, in denen ganze Abteilungen spontane Wissenslücken im Umgang mit dem System alleine nicht mehr lösen können. Zentimeter dicke Handbücher sind da selten hilfreich, weil es im Tagesgeschäft eines Unternehmens oft temporeich zugeht.
Mitarbeiterschulung ist für Software-Implementierung Pflicht
Damit sich die Kosten für eine neue Software lohnen, müssen Unternehmen zudem in eine praxisorientierte Schulung ihrer Mitarbeiter investieren. Sonst laufen sie Gefahr, dass ihr Personal die neue Software nicht nutzt. Ein exakter Trainingsplan hilft, Mitarbeiter an die Materie heranzuführen. Er sollte ganz individuell zugeschnitten sein auf
- Prozesse, in welche die neue Software eingebunden wird
- den Leistungsstand der Mitarbeiter
- das Potenzial der Mitarbeiter
In Konsequenz kommen auf das Unternehmen dadurch zwar weitere Kosten zu, aber dieser Mehraufwand im Rahmen eines Veränderungsmanagements lohnt sich. Es hat sich in der Praxis bewährt, mit gezielten Trainingsinhalten zu arbeiten. Erfahrungsgemäß stellt sich ein Lernerfolg nach schrittweiser Einweisung in die neue Software schneller ein. Am besten ist es deshalb, wenn die Trainingsteilnehmer die Software-Funktionen unter fachlicher Begleitung anhand von Beispielen selbstständig ausprobieren können. So finden sie schnelleren Zugang zu den automatisierten Geschäftsprozessen des neuen Systems und verlieren die Scheu vor dem Neuen.
Talentierte Ausbilder fördern Mitarbeiter
Didaktisch wertvoll ist es deshalb in jedem Fall, wenn externe oder interne Trainer eine Vielfalt an praktischen Übungen bereithalten. Das fördert die Motivation und die zu schulenden Mitarbeiter lassen sich leichter auf die neue Software-Lösung ein. Allerdings lautet die Anforderung an den Schulungsleiter, sich nicht nur auf die Schwachen im Team zu konzentrieren. Natürlich ist es für diese wichtig, mit Blick auf ihre jeweilige Position gestärkt zu werden. Aber insgesamt betrachtet, sollte der Trainer den gesamten Leistungsdurchschnitt der Teilnehmer im Auge behalten.
Denn eine neue Software einzuführen, bedeutet eingeschliffene Arbeitsabläufe im Unternehmen zu modifizieren – und das gelingt nur im Team. Deshalb ist es wesentlich, dass jedem einzelnen Schulungsteilnehmer seine Rolle im Großen und Ganzen bewusst gemacht wird. So können z.B. durch sogenannte „Self-Service-Funktionen“ manche Aufgaben direkt von den Mitarbeitern geleistet werden: Urlaub beantragen und Kontaktdaten ändern sind nur wenige Beispiele dazu.
Empathie ist unverzichtbar
Jeder Mitarbeiter muss also in seine neue Rolle, die ihm die Software ermöglicht, hineinwachsen. Alle müssen dasselbe Verständnis zu Prozessen entwickeln und ausreichend Sicherheit erwerben. Nur dann wird sich die neue Software zu einem Mehrwert für das Unternehmen entwickeln. Wichtig: Jedes Training ist nur so effizient, wie es der Trainer selbst ist. Für Unternehmensentscheider ist es deshalb ratsam, in talentierte Ausbilder und ein kontinuierliches Training der Mitarbeiter zu investieren. Hierfür muss er langfristig denken und ein dementsprechendes Budget einplanen.
Fazit: Im Mittelpunkt der Einführung eines neuen Software-Systems stehen folglich die Anwender. Nur wenn sie einen spürbaren Nutzen aus dem IT-Programm ziehen, werden sie die Software-Lösung intensiv und effizient zum Wohl des Unternehmens einsetzen.
Verantwortliche des Veränderungsmanagement sollten im Wesentlichen deshalb Folgendes beachten:
- Identifizieren von Zielen, realen Kosten, Aufwänden
- Definieren von klaren Verantwortlichkeiten und Rollen
- Genaue Planung des Vorgehens und regelmäßige Kontrolle
- Entlastung der beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter
- Anwender in den Veränderungsprozess einbinden
- Offene Kommunikation pflegen
- Expertenwissen zur Einführung der Software nutzen
- Sparen für Schulungen führt nicht zum Ziel
