Freitag, April 19, 2024
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Warum benötigen Firmen ein ECM?

Warum benötigen Firmen ein ECM?

(Bildquelle: @unsplash.com)

Die Digitalisierung schreitet überall mit großen Schritten voran. Das betrifft natürlich auch die Geschäftswelt. Die Anforderungen an die Unternehmen werden komplexer, Arbeitsabläufe müssen sehr viel schneller und agiler umgesetzt werden. Aber auch die Erwartungshaltung der Kunden ändert sich. Sie möchten möglichst sofort und vollumfänglich zufriedengestellt werden.
Modern aufgestellte Firmen haben schon lange erkannt, dass die Customer Centricity, also die
Ausrichtung aller relevanter Prozesse auf die Belange des Kunden, daher wichtiger denn je ist. Um
als Unternehmen diesem Paradigmenwechsel gerecht werden zu können, empfiehlt es sich, die internen
Prozesse zu überdenken und zu optimieren.

Daten als Grundlage für Entscheidungen
Die Basis eines jeden Geschäftsfalles sind immer die Daten bzw. Informationen. Es macht also Sinn,
diese Informationen professionell zu verwalten. Nur auf Grundlage relevanter und verbindlicher Daten
können sinnvolle Entscheidungen für die weiteren Schritte getroffen werden. Nun ist es leider so,
dass sich oftmals die Daten nicht zentral an einem Ort befinden. Im Gegenteil, einige Daten liegen
on premise auf dem hauseigenen Server, andere Informationen stecken in einem CRM, gehostet bei
einem Dienstleister, wieder andere Files sind als proprietäre Informationen in den diversen Umsystemen zu finden. Der Verkauf oder die Administration benötigen für das Tagesgeschäft eventuell andere
Informationen als vielleicht die Buchhaltung. Dazu kommen viele weitere Speicherorte, ob als
Duplikate, Sicherheitskopien auf dem Mitarbeiter-PC oder in den diversen Clouds. Es herrscht also
das reinste Daten-Chaos.

Die Lösung lautet Informationsmanagement
Mithilfe eines Enterprise Content Managementsystems, kurz ECM genannt, lässt sich hier Abhilfe
schaffen. Mit solch einem modernen Informationsmanagement können sowohl strukturierte wie auch
unstrukturierte Informationen von nahezu allen Plattformen eingebunden und verwaltet werden. Dabei
ist es vollkommen egal, wo sich diese Daten befinden oder in welchem Datenformat sie vorliegen.
Mittels programmierter Konnektoren, den API-Schnittstellen, lassen sich mittlerweile alle für einen
Geschäftsbetrieb notwendigen Informationen einbinden.

Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit
Für das Tagesgeschäft bedeutet dies, dass alle relevanten Daten in einem einzigen Dashboard
ersichtlich sind. Es ist nicht mehr notwendig, sich in die diversen Programme und Systeme
einzuloggen oder Rückfragen bei anderen Abteilungen anzustellen. Alle Daten stehen sofort zur
Verfügung. Dank des integrierten Versionsmanagements arbeiten alle Mitarbeiter immer mit der
aktuellen Version eines Dokumentes, die Zusammenarbeit erfolgt fließender und Vorgänge können
sehr viel schneller abgeschlossen werden, da keine Wartezeiten mehr entstehen.

Einfaches Auffinden von Informationen
Ein Finden der Dokumente mit einem ECM funktioniert ähnlich den Suchfunktionen bei Google. Der
Anwender gibt die Keywords ein und bekommt automatisch alle relevanten Informationen angezeigt.
Vorbei sind die Zeiten, als die Dokumente mühsam in vordefinierten Ordnern abgelegt wurden. Bei
einem ECM werden die vorhandenen Daten durch Meta-Informationen angereichert. Dadurch lassen sich die Informationen entsprechend indexieren, kategorisieren und bewerten. Und dank der verwendeten
künstlichen Intelligenz (KI) werden dem Anwender die relevantesten Dokumente zu einem
Geschäftsvorgang oder einem Projekt automatisch angezeigt.

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
Das Arbeiten im Homeoffice erfreut sich immer größerer Beliebtheit und wird sicher ein fester
Bestandteil des künftigen Arbeitslebens sein. Umso wichtiger ist es, dass die Mitarbeiter zu Hause
genauso arbeiten können wie im Büro. Ein Enterprise Content Managementsystem ermöglicht genau
dies. Alle geschäftsrelevanten Daten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Die Mitarbeiter müssen
keine Dokumente mehr mit nach Hause nehmen oder elektronisch auf die private E-Mail-Adresse
schicken. Auf die Daten kann jederzeit und von überall zugegriffen werden. Möchte der Arbeitgeber
dies überwachen und reglementieren, ist dies auch möglich. Die Zugriffsrechte und -zeiten lassen
sich definieren.

Digitales Archiv spart Raum und Zeit
Wurden früher Rechnungen mühsam nach Firmennamen oder Datum sortiert und schlussendlich
physisch
in Papierform abgelegt, oftmals in mehrfacher Ausführung, genügt heute das einmalige Indexieren
der digitalen Dokumente. Die Wiederauffindbarkeit der Informationen ist sofort gegeben. Es müssen
keine Akten mehr durchsucht werden. Außerdem fallen keine Kosten für ein physisches Archiv an und
eventuell lassen sich auch die einst dafür verantwortlichen Mitarbeiter effizienter einsetzen.

Sicherer Umgang mit Daten
Papierdokumente oder auf Laufwerken abgelegte Daten, oftmals frei zugänglich, sind der Albtraum
für jede interne IT-Security. Daten sollten immer entsprechend gesichert werden. Ob nun besonders
vertraulich oder nicht relevant – der Versuchung des Datenmissbrauchs sollte gleich Einhalt geboten
werden. Da mittlerweile durch die Digitalisierung Daten aus allen möglichen Quellen in die
Unternehmen gelangen, ist es um so wichtiger, sich mit dem Thema Compliance auseinanderzusetzen.
Daten müssen entsprechend den Unternehmensrichtlinien behandelt werden und selbstverständlich
gesetzeskonform aufbewahrt werden. Mit einem entsprechend konfiguriertem ECM lässt sich dies
ermöglichen. Jede Tätigkeit, die ein Anwender ausführt, wird in den Logfiles protokolliert und
kann somit im Zweifelsfall bei Bedarf nachvollzogen werden. Und die IT-Abteilung kann die im ECM
befindlichen Daten und den Zugriff darauf nach den neuesten Security-Erkenntnissen absichern.

Tatsächliche Fakten als Entscheidungsgrundlage
Unternehmerische Entscheidungen können nur auf der Grundlage und der Kenntnis von allen
Informationen getroffen werden. Die Geschäftsführung hat mit einem ECM stets den vollen Überblick
über alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse. Damit kann das ECM durchaus als
Führungsinstrument benutzt werden. Sowohl die operativen wie auch die monetären Gegebenheiten immer im Blick zu haben und entsprechend bewerten zu können, ist bei dem heutigen starken Wettbewerb unabdingbar und absolut notwendig.

Selbstverständlich ist ein Unternehmen niemals verpflichtet, sich ein intelligentes ECM
anzuschaffen. Die Integration solch eines Systems ist aufwendig, kostet Geld und Ressourcen. Die
Vorteile, die durch die diversen Optimierungen entstehen, sind erst mittel- bis langfristig
ersichtlich. Viel Zeit wird für die eigentliche Auslegeordnung verwendet und es gilt, viele interne
und externe Hürden zu überwinden. Es gibt daher viele Gründe, als Unternehmen eine

ECM-Implementierung kritisch abzuwägen und alle Befindlichkeiten zu analysieren. Das freut
sicherlich die Konkurrenz, die bereits ein ECM implementiert hat und bereits erfolgreich damit
arbeitet.

Ist dies aber einmal geschafft, werden die optimierten Prozesse und die schlanken Arbeitsabläufe zu einer modernen Unternehmenskultur beitragen. Die Kunden werden von motivierten Mitarbeitern
bestmöglich betreut und sind zufrieden.

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Laura Langer
Laura Langer
Laura ist seit Mitte 2015 als Redakteurin und Marketing Manager bei dem Business.today Network tätig. Zuvor machte Sie Ihren Master-Abschluss in BWL mit Schwerpunkt Marketing.

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