Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Weshalb Microsoft Excel irgendwann zwangsläufig an seine Grenzen stößt

Zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit verlassen sich viele Unternehmen – auch in projektorientierten Branchen – zuerst einmal auf das, was im Unternehmen sowieso schon vorhanden ist: Bei der Softwareausstattung sind dies in der Regel die Anwendungen der Microsoft Office-Suite.
Und so werden für die Zeiterfassung der ersten Projekte in der Regel Microsoft Excel-Tabellen angelegt, in der die Projektbeteiligten eintragen, welche Projektzeiten sie für welche Projekte gearbeitet haben. So weit, so gut.

Doch je schneller das Projektvolumen steigt und je mehr Beteiligte – interne wie externe – an den Projekten mitarbeiten, desto schwieriger wird es, die Zeiterfassung über die „guten, alten“ Excel-Listen abzuwickeln. In der Regel ergeben sich nämlich die folgenden drei Herausforderungen

Fehlende Effizienz
„Wann habe ich was für wen gearbeitet?“ Diese Frage stellt sich jedem Projektbeteiligten spätestens dann, wenn die Projekt- und/oder Geschäftsleitung dazu auffordert, die Projektzeitpläne zu ergänzen bzw. zu aktualisieren. In der Regel geschieht dies spätestens zum Monatswechsel, damit die geleisteten Projektzeiten auch abgerechnet werden können. Urlaubs- und Fehlzeiten müssen dann ebenso angegeben werden wie mit den einzelnen Projekten verbundene Ausgaben und Reisekosten. Bei einem Projekt und einem Projektteam in der Regel kein Problem, bei vielen Projekten und vielen Projektteams eine Sisyphusarbeit, die keiner gerne macht.

Fehlende Präzision
Wenn wie eben beschrieben Projektzeiten erst nachträglich in Tabellen eingetragen werden, ist der „Fehlerteufel“ quasi vorprogrammiert. Projektzeiten werden falsch oder gar nicht erfasst, ein Nachweis – sowohl intern als auch extern gegenüber dem Projektauftraggeber – wird immer schwieriger. Gerade wenn Mitarbeitende parallel für verschiedene Projekte und/oder Auftraggeber tätig werden, wird es immer schwieriger, die für eine ordentliche Zeiterfassung erforderliche Präzision zu erreichen. Darüber hinaus wird auch das Projekt-Controlling immer komplexer. Projektleitung und/oder Geschäftsleitung müssen sich durch unterschiedlichste Excel-Tabellen wühlen, wenn sie sich einen Überblick über den aktuellen Projektstatus, die geleisteten Arbeiten, das bereits verbrauchte Projektbudget, die Auslastung, u.v.m. verschaffen möchten. Und selbst wenn sie diesen Aufwand betreiben, gilt: Je unpräziser die Tabellen, desto unpräziser das Controlling.

Fehlender Umsatz
Mal die ein oder andere Stunde vergessen oder dem falschen Projekt zugeordnet oder ein etwas diffuser Überblick über die Personalplanung – kann ja alles mal passieren. Schon möglich, aber riskant. Denn am Ende bedeutet diese Vorgehensweise, dass der Nachweis geleisteter Projektarbeitszeiten fehlerhaft ist und damit auch die Abrechnung – was sich direkt auf den unternehmerischen Erfolg auswirkt. Werden Projektarbeitszeiten nicht erfasst, können sie auch nicht abgerechnet werden. Der Umsatz ist weg. Kommt es dann auch noch beim manuellen Übertrag der in Excel-Tabellen aufgeführten Projektzeiten in die Faktura-/Abrechnungslösung zu Fehlern, steigt das Risiko von Umsatzeinbußen zusätzlich.

ZEP: Effiziente und präzise Zeiterfassung und Projekt-Controlling – vom 1-Personen-Betrieb bis zum Großunternehmen
ZEP – ZeitErfassung für Projekte wurde speziell für Unternehmen in projektorientierten Branchen entwickelt – und zwar unabhängig von ihrer Firmengröße. Und so gehören 1-Personen-Betriebe heute genauso zu den ZEP-Kunden wie international tätige Großunternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden und internationalen Projekten.

Einfache und intuitive Eingabe der Projektzeiten über eine webbasierte Benutzeroberfläche oder mobile Apps, Reisekostenabrechnung sowie Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung und ein umfassendes Projekt-Controlling per Mausklick: ZEP bietet alles das, was manuell erstellte Tabellen nicht können.

Der große Vorteil: ZEP wächst mit der Organisation mit. Deshalb sollten Unternehmen in projektorientierten Branchen auch möglichst frühzeitig auf ZEP umsteigen.

Einen Überblick über die Art und Weise, wie Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit ZEP arbeiten, finden Sie auf der ZEP-Webseite.

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 1150 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: https://www.zep.de

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