München (btn/Veritas) – Die Menge der gesammelten Daten im modernen Business-Alltag steigt kontinuierlich an und Analysten prognostizieren bis zum Jahr 2025 eine Datenmenge von 181 Zettabyte.
Diese Flut an Informationen hat auch deutliche Schattenseiten, denn die gespeicherten Informationen binden wertvolle Speicherressourcen und Energie. Die Folge: erhöhter CO2-Ausstoß. Bedenklich wird es außerdem, wenn diese Daten noch nicht einmal genutzt werden. Laut einer Studie von Veritas verfügen beispielsweise 52 Prozent der Unternehmen über sogenannte Dark Data. Das bedeutet, dass die Firmen weder den Wert noch den Inhalt der Daten kennen und diese somit ungenutzt auf unterschiedlichen Speichersystemen abgelegt sind. Der Schaden für die Umwelt ist enorm: Dark Data verursacht jährlich mehr Kohlenstoffdioxid als 80 einzelne Länder gemeinsam.
Ein weiteres Problem durch Big Data sind rechtliche Probleme und hohe Strafzahlungen von Unternehmen, die bei einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung- und Speicherung anfallen können. Denn schnell treten Compliance-Probleme auf, wenn Firmen den Überblick über ihre Daten verlieren. Oftmals wissen sie noch nicht einmal, dass diese überhaupt vorhanden sind.
„Jedes Unternehmen speichert Daten, auf die es nie mehr zugreift. Das ist im ersten Moment verständlich, da Cloud-Speicher billig und scheinbar unbegrenzt verfügbar sind. Unter Umständen kann das allerdings zu Compliance-Problemen führen – aus den Augen, aus dem Sinn. Solche Daten können immerhin eine datenschutzrechtliche Relevanz haben und sind weiterhin da“, erläutert Marc Ahlgrim, Digital Transformation Specialist Risk Mitigation and Compliance, GDPR, bei Veritas Technologies. „Wir bei Veritas haben in den vergangenen Jahren miterlebt, welche Fehler Firmen bei der Umsetzung von Compliance machen und welche Unternehmen die juristischen Vorgaben erfolgreich umsetzen und einhalten. Zum vierjährigen Jubiläum der DSGVO erinnern wir daran: Nur wer alle seine Daten im Unternehmen kennt, sie schützt und den Zugriff darauf streng reglementiert, wird von den Compliance-Aufgaben nicht überfordert.“
Folgende Punkte können Unternehmen helfen, ihre Daten Compliance-konform zu speichern, zu schützen und ihre Prozesse entsprechend anzupassen:
1. Teamübergreifende Zusammenarbeit
Die Aufgabe des fristgerechten Löschens von Daten wird meist mit der IT-Abteilung verbunden. Aber dennoch ist Compliance in erster Linie eine rechtliche Herausforderung. Daher empfiehlt es sich, dass alle Beteiligten zusammenarbeiten: Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragte, IT und auch Geschäftsführung. Nur so können sämtliche Aspekte berücksichtigt werden – beispielsweise ein gestiegenes Datenvolumen oder Gesetzesänderungen. Gute Kommunikation und Zusammenarbeit gewährleisten einen reibungslosen, Compliance-konformen Prozess.
2. Verantwortung des Managements
Daten sind das neue Gold. Das sollte auch der Führungsetage bewusst sein. Es empfiehlt sich daher, die erforderlichen finanziellen Mittel als auch die zeitlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um sichere Prozesse für die Datenspeicherung zu gewährleisten. Denn wer mit den Daten von Kunden fahrlässig umgeht, verliert auf lange Sicht nicht nur deren Vertrauen, sondern auch Umsätze.
3. Datentransparenz ist das A und O
Damit eine Compliance-konforme Datensicherung gewährleistet werden kann, müssen sich Unternehmen im Klaren darüber sein, wo Daten gespeichert sind und welchen Wert sie haben. Mit Data Mapping und Data Discovery erhalten Firmen einen Überblick über ihre Daten und kennen deren Speicherort. Zudem gewährleisten die beiden Maßnahmen Informationen darüber, wer auf die Informationen zugreifen darf und wie lange sie aufbewahrt werden.
4. Dark Data untersuchen, automatisch erkennen und einstufen
Mit einem automatisierten und proaktiven Datenmanagement können Firmen ihre Daten beleuchten und alle Datenquellen, Speicher und die Backup-Infrastruktur überblicken. So lassen sich die untersuchten Daten bewerten und im Bedarfsfall löschen. Mit einer Software, die Daten automatisch analysiert und nachverfolgt, können ohne menschliches Zutun Berichte erstellt werden. So lässt sich nachweisen, dass ein Unternehmen seiner Verantwortung in Bezug auf die DSGVO nachkommt. Und es ist bei Fragen zur Sicherheit und Datennutzung auskunftsfähig.
5. Compliance-Prozesse vorantreiben und regelkonform handeln
Die Prozesse für die Compliance-Projekte von Unternehmen sollten klar definiert sein und auch an der Basis vorangetrieben werden. Dabei ist es unerlässlich, interne Abläufe und Daten in ihrem Istzustand zu erfassen und daraus einen Sollzustand abzuleiten. Teamübergreifend lässt sich auf diese Weise ein Maßnahmenkatalog erstellen, in dem Ziele und Zwischenschritte definiert werden. Bei gefundenen personenbezogenen Daten in den Dark Data sollte das Unternehmen klären, wie schnell es Verstöße gegen den Datenschutz identifizieren und Meldeverfahren einleiten kann. Nur so lassen sich Compliance-konforme Prozesse in einem Unternehmen umsetzen.
„Datenschutz wird für Unternehmen immer wichtiger. Firmen müssen das Thema Compliance umfassend betrachten, um die Daten gesetzeskonform zu sichern. In Zukunft werden in diesem Bereich zunehmend auch Automatisierung und künstliche Intelligenz eine wichtige Rolle spielen. Durch den Einsatz eines autonomen Datenmanagements sind Unternehmen besser in der Lage, die Mengen an unterschiedlichen Daten zu verwalten“, so Ahlgrim abschließend.
