Cloud oder nicht Cloud – am Beispiel einer Zeiterfassung
Beim Thema Kaufen oder Mieten streiten sich bekanntlich die Geister. Der Artikel soll Entscheidungshilfe bieten und die Vor -und Nachteile objektiv zeigen.
IT ist schnelllebig und wird gefühlt immer schneller in den letzten Jahren. Gerade in der Software-Entwicklung und bei IT-Systemen müssen Betriebe ca. jedes 2. Jahr tief in die Tasche greifen, um noch Up-To-Date zu sein. Dabei geht es zum Beispiel um notwendige Software-Updates, den Ausbau der Hardware oder neue Anforderungen bei der IT-Sicherheit. Kurzum, wer selbst eine moderne IT-Infrastruktur betreiben will, muss dafür Geld aufbringen.
Das fängt bereits bei der Anschaffung an, denn ein Server ist kein Standard-PC. Für einen guten Server müssen Betriebe oft mehrere tausend Euro investieren. Sofern das Unternehmen keine eigene IT hat, kommt dann noch der Service-Techniker dazu, der den Server entsprechend einrichtet und vorbereitet. Auch das keine unerhebliche Investition.
Eine Cloud-Lösung ist da einfacher. Um die IT-Infrastruktur kümmert sich der Anbieter, und aufgrund der besseren Auslastung des Systems, werden die Unterhaltungskosten nicht von einem Kunden getragen, sondern von vielen. Das spart effektiv Kosten.
Bei der Gegenüberstellung der Kosten müssen auch versteckte Kosten mit kalkuliert werden. Versteckte Kosten sind z.B. IT-Ausfälle, aufgrund von System-Updates und ähnlichem. Gerade diese Kosten, können den betrieb eigener IT-Systeme unrentabel machen. Als Überlegung: Was kostet es, wenn IT-Systeme Tage nicht erreichbar sind, weil der externe Service-Techniker keine Zeit hat und/oder die interne IT-Mitarbeiter*in im Urlaub ist? Je nach System, unbezahlbar. Cloud Anbieter hingegen garantieren meist eine sehr hohe Verfügbarkeit.
Ein Pluspunkt der eigenen IT-Infrastruktur ist aber die Datenhoheit. Da Cloud Systeme beim Systemanbieter laufen, besteht für Kunden zumeist keine Möglichkeit auf die Datenbank oder das IT-System direkt zuzugreifen. Hier muss der Kunde dem Anbieter vertrauen, dass die Daten nach aktuellem Stand der Technik vor fremden Zugriff geschützt sind. Ein wichtiger Hinweis: IT- Dienstleister sind verpflichtet einen AV-Vertrag anzubieten. Das ist ein Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Kunden. Hier ist geregelt, welche Vorkehrungen der IT-Dienstleister unternimmt, um die sensitiven Daten zu schützen und es ist geregelt, wer auf die Daten Zugriff hat.
Ein weiterer Punkt ist die Erreichbarkeit der IT-Systeme. Interne IT-Systeme sind per se erst einmal nicht von außen, sprich über das Internet erreichbar. Das ist zum einen gut für die Datensicherheit, zum anderen aber auch hinderlich, wenn es um Themen wie Home-Office und Vereinbarkeit von Familie und Beruf geht. Eine Öffnung des Servers nach außen, ist dabei nicht unmöglich, aber sollte von geschultem Personal oder einen erfahrenen Techniker durchgeführt werden. Sonst droht der Server zum Einfalltor für Kriminelle zu werden. Bei Cloud Angeboten hat man diesen Service frei Haus dazu.
Als letzter wichtiger Punkt, ist wie im ersten Absatz schon erwähnt, die Aktualität der Software und des Systems ein Thema. Im Fall der Kaufsoftware erwirbt man zumeist, den zum Zeitpunkt des Kaufs, aktuellen Stand der Software. Schon Tage später kann dieser Stand aber veraltet sein. D.h. die Software muss aktualisiert oder im Schnitt alle zwei Jahre neu gekauft werden. Cloud-Anbieter garantieren die Aktualität und stellen somit sicher, dass Kunden die neuesten Features nutzen können und eventuelle Sicherheitslücken zeitnah geschlossen werden.
Als Beispiel möchte ich hier unsere Zeiterfassung TimePunch nennen. TimePunch hat eine Release-Zyklus von drei Monaten für die Nebenversion und zweieinhalb Jahre für die Hauptversion. Somit stehen kleinere Funktionsupdates oder Sicherheitspatches alle drei Monate zur Verfügung, weitreichende Änderungen – die bezahlt werden müssen – nach 2,5 Jahren.
Doch lange nicht alle Kunden nutzen die Möglichkeit der Updates und/oder Upgrades. 26% der TimePunch-Nutzer sind auf einem Stand vor 2 Jahren und 10% nutzen noch eine Version, die bereits seit knapp 5 Jahren keine Updates mehr erhält. Das ist fahrlässig.
Dabei wäre ein Umstieg in die Cloud eine gute Alternative. Die Daten können zumeist ohne Probleme in die Cloud übertragen werden. Zudem haben Kunden Zugriff auf die aktuelle Version der Software.
Aus der Praxis zeigt sich dabei, dass Cloud-Kunden viel weniger Support benötigen als Kunden, welche die Kaufversion besitzen. Das liegt vor allem daran, dass die komplette Wartung der kundenspezifischen IT-Systeme entfällt. Dieser Punkt liegt bei einer Cloud-Lösung schlicht nicht im Bereich des Kunden, sondern beim IT-Dienstleister. Zum anderen werden aber auch fachliche Fragen und Probleme reduziert, da Probleme – über die Kunden stolpern können – meistens schon in einer aktuellen Version behoben wurden und daher nicht mehr auftreten.
All diese Punkte sprechen für eine Cloud-Lösung.
Eine Ausnahme gibt es aber. Wenn der Betrieb über eine eigene IT-Abteilung verfügt, kann eine Kauflösung auf Dauer günstiger sein. Vorausgesetzt die IT-Systeme werden aktuell gehalten.
TimePunch ist einer der führenden Anbieter für Zeiterfassungs-Systeme und von trusted.de als beste Zeiterfassung für KMU 2021 gekürt.
Kontakt
TimePunch KG
Gerhard Stephan
Bauhofstr. 34
68623 Lampertheim
+49 (6206) 70409-00
+49 (6206) 70409-09
[email protected]
https://beratung.timepunch.de/
