Viele Unternehmen haben ihre ERP-Landschaften inzwischen erfolgreich in moderne Cloud-Umgebungen überführt. Doch nach der Migration stellt sich eine oft unterschätzte Frage: Wie lässt sich mit den bisherigen SAP-Systemen umgehen, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Prüfpflichten nicht einfach abgeschaltet werden dürfen?
Regulatorische Vorgaben wie GoBD, DSGVO oder branchenspezifische Regularien verlangen nicht nur die Aufbewahrung von Daten, sondern häufig auch die Funktionsfähigkeit der zugrunde liegenden Anwendung. Das bedeutet: Unternehmen müssen alte Systeme weiterhin verfügbar halten – auch Jahre nach dem eigentlichen Produktivbetrieb.
Die Praxis zeigt jedoch: Der fortlaufende Betrieb solcher Altsysteme ist teuer, aufwendig und mit technischen Risiken verbunden. Alte Server müssen gewartet, klimatisiert und gegen Ausfälle abgesichert werden. Gleichzeitig entstehen Sicherheitslücken durch veraltete Software, und das notwendige Know-how im Umgang mit den Systemen geht nach und nach verloren.
Zwischen Compliance-Anforderungen und Kostenfallen
Viele Unternehmen unterschätzen, welche Konsequenzen eine unzureichende Stilllegung alter Systeme haben kann.
Wird ein System nicht mehr ordnungsgemäß betrieben oder fehlen Dokumentationsprozesse, drohen Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten – bis hin zu empfindlichen Bußgeldern im Auditfall.
Ein reines Daten-Backup reicht meist nicht aus, da Auditoren häufig eine Überprüfung innerhalb einer laufenden Anwendung verlangen.
Die Folge: Alte SAP-Umgebungen müssen betriebsfähig bleiben, auch wenn sie kaum genutzt werden.
Das verursacht nicht nur laufende Kosten für Strom, Hardware, Wartung und Lizenzen, sondern bindet auch Ressourcen in der IT. In vielen Fällen ist die Infrastruktur zudem nicht mehr sicher, da Betriebssysteme oder ERP-Versionen keine aktuellen Sicherheitsupdates erhalten.
Vor diesem Hintergrund suchen immer mehr Unternehmen nach Lösungen, um ihre Altumgebungen rechtskonform und gleichzeitig wirtschaftlich zu archivieren – ohne sie dauerhaft betreiben zu müssen.
Virtualisierung als moderner Ansatz
Ein neuer Ansatz besteht darin, Altsysteme vollständig zu virtualisieren und in einer isolierten, abgesicherten Cloud-Umgebung vorzuhalten.
Dabei wird das gesamte System – inklusive seiner Daten, Berechtigungen und Konfigurationen – als virtuelle Instanz abgebildet. Diese Umgebung bleibt im sogenannten „Standby-Modus“ inaktiv, kann aber bei Bedarf jederzeit kurzfristig gestartet werden, etwa für Prüfungen oder Datenexporte.
Technisch erfolgt dies über virtualisierte Maschinen in Microsoft Azure oder vergleichbaren Cloud-Infrastrukturen. Durch Sicherheitsmechanismen wie VPN-Tunnel, dedizierte Zugriffspunkte (Bastion-Hosts) und kundenspezifisches Hardening werden die Systeme klar vom produktiven Netzwerk getrennt und gegen unbefugte Zugriffe geschützt.
Die Vorteile dieser Lösung liegen in der klaren Struktur und Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff wird protokolliert, jede Reaktivierung dokumentiert. So lässt sich jederzeit nachweisen, dass die gesetzlichen Anforderungen an Datenintegrität, Revisionsfähigkeit und Nachvollziehbarkeit eingehalten werden.
Zugleich reduziert sich der technische Aufwand erheblich: Es sind keine physischen Server mehr nötig, der Energieverbrauch sinkt, und die Wartung beschränkt sich auf eine standardisierte Cloud-Umgebung.
Wirtschaftlicher Nutzen und Zukunftssicherheit
Neben der rechtlichen und technischen Absicherung bietet die Virtualisierung von Altsystemen auch einen wirtschaftlichen Mehrwert.
Unternehmen sparen Kosten für Hardware, Wartung, Energie und Support, da die Systeme nur bei Bedarf aktiviert werden. Gleichzeitig verringert sich das Risiko, im Auditfall auf ein nicht funktionsfähiges System zugreifen zu müssen – ein Aspekt, der sowohl Compliance-Verantwortliche als auch die Geschäftsführung entlastet.
Die Integration solcher virtuellen Retention-Systeme erfolgt heute meist über standardisierte Frameworks und Best-Practice-Konzepte. Diese ermöglichen eine zügige Umsetzung, klar definierte Prozesse für Standby- und Online-Betrieb sowie transparente Verantwortlichkeiten.
Darüber hinaus lassen sich die Umgebungen flexibel mit anderen Cloud-Services kombinieren, beispielsweise mit Sicherheitsanalysen, Monitoring oder Automatisierungslösungen.
Damit wird die Vorhaltung von Altsystemen zu einem integrierten Bestandteil moderner IT-Governance – anstatt zu einer ungeliebten Altlast.
Auch mit Blick auf künftige Anforderungen, etwa ESG-Regulatorik, Zero-Trust-Modelle oder KI-gestützte Compliance-Prüfungen, erweist sich dieser Ansatz als zukunftssicher. Er schafft die Grundlage für nachvollziehbare, sichere und kosteneffiziente Archivierung in einer zunehmend regulierten IT-Landschaft.
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Scheer IDS ist Teil der Scheer Gruppe, einem international tätigen Anbieter für Prozessdigitalisierung, Cloud-Transformation und Managed Services. Mit tiefem SAP- und IT-Know-how unterstützt das Unternehmen Organisationen bei der sicheren und effizienten Gestaltung moderner IT-Landschaften.
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