Digitale Freigabeverfahren für SAP-bezogene Vorgänge sollten Prozesse in Einkauf wie Vertrieb gleichermaßen unterstützen. Außerdem sollten sie zum jeweiligen Einsatz passen: direkt im SAP GUI, per E-Mail oder als mobile, hybride App.
Freigabeverfahren kommen in SAP immer dann zum Einsatz, wenn mehrere Personen Dokumente vor der Weiterverarbeitung prüfen müssen. Bestellungen beim Lieferanten etwa, für die ab festgelegten Preisgrenzen das Vier-Augen-Prinzip gilt; in manchen Fällen muss sogar die Geschäftsleitung den Vorgang freigeben. Die am Freigabeverfahren beteiligten Personen erteilen ihre Genehmigungen mit einem Freigabecode. Er wird über die SAP-Berechtigungen der Person zugewiesen, welche die Lieferantenbestellung letztlich auslöst.
Dieses Vier-Augen-Prinzip wird in der SAP-Praxis traditionell per Unterschriftenmappe abgebildet; Dokumente werden also ausgedruckt, um zwecks Freigabe handschriftlich unterschrieben zu werden. Papiergebundene Prozesse aber benötigen viel Zeit und Ressourcen. Dokumente werden nur verzögert an die nächste Stelle weitergeleitet oder bleiben, gerade bei zunehmendem Home-Office-Betrieb, einfach liegen. So verstreichen Termine und Fristen. Zum Teil finden Freigaben auch über manuelle Benachrichtigung der Verantwortlichen per E-Mail statt. Dabei ist jedoch der Bearbeitungs- und Freigabezustand in SAP nicht verfügbar, der Vorgang intransparent.
Genehmigungsprozess ohne Medienbruch
Eine digitale Freigabe innerhalb von SAP ist daher die Lösung. Der Genehmigungsprozess wird direkt in SAP implementiert und findet dadurch ohne Medienbruch statt. Das SAP-Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen, die Verantwortlichen geben es per elektronischer Unterschrift nacheinander frei.
Sinnvoll ist es, wenn dies sowohl für den Einkauf (mit SAP MM) wie für vertriebliche Prozes-se (in SAP SD) funktioniert. Workflowplattformen (wie das „MailCenter“ von munich enterprise software) ermöglichen dies. Sie erweitern das ERP-System um Mail- und Workflowfunktionen. Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen müssen so nicht mehr per Post verschickt werden.
Freigabeverfahren für Vertriebsvorgänge
Im Einkauf sind es Anfragen, Bestellanforderungen, Bestellungen, Kontrakte und Leistungser-fassungsblätter, im Vertrieb Angebote, Aufträge und Auftragsbestätigungen, Kontrakte und Lieferpläne, die regelmäßig einer Genehmigung bedürfen. Für Vertriebsprozesse gibt es ein solches Freigabeverfahren bislang nicht, weder von Partnerfirmen noch im SAP-Standard.
Es ist wichtig, dass Freigabeverfahren zum jeweiligen Einsatz passen – direkt im SAP GUI, per E-Mail oder als mobile, hybride App. Zu beobachten ist: Je höher die Managementstufe, desto beliebter ist es, Vorgänge per App abzuzeichnen. Dort ist auch die SAP-Affinität nicht so ausgeprägt.
Mit einer mobilen App lassen sich MM- und SD-Vorgänge per Smartphone oder Tablet freigeben, die verantwortlichen Personen werden automatisch per Push-Notification benachrichtigt. Mobile Apps wie jene von munich enterprise unterscheiden sich von SAP-Apps (die das Konstrukt des Fiori Launchpads oder eines Webbrowsers benötigen) dadurch, dass sie wie eine native, direkt für IOS/Android konzipierte App laufen.
Mobile Freigabe nicht der Weisheit letzter Schluss
Auf unteren Ebenen der Sachbearbeitung hingegen ist das Smartphone weniger gefragt. Mobile Freigabe ist dort also nicht der Weisheit letzter Schluss, sondern es werden E-Mail-Workflows genutzt. Sie informieren die Beteiligten über einen neuen Arbeitsvorrat an anstehenden Freigaben aktiv per Mail. Aus der E-Mail springt der Nutzer in die Freigabetransaktion ab, um die gesperrten Vorgänge freizugeben. Verzögerungen minimieren sich damit, Bestellungen sind schneller beim Lieferanten.
App punktet angesichts Home-Office-Betrieb
Johannes Fliegen, Managing Director bei der ARCA Regler GmbH, einem weltweit tätigen mittelständischen Hersteller von Regelventilen, Antrieben und Stellungsreglern mit Hauptsitz im niederrheinischen Tönisvorst, arbeitet am liebsten mit der App: „Gerade in Zeiten zuneh-menden Home-Office-Betriebes wurde deutlich, wie sich durch papiergebundene Genehmi-gungsverfahren Entscheidungen verzögern. Per App können nach einer Entscheidungsmatrix unsere Kolleg*innen nun zu jeder Zeit an jedem Ort ganz einfach Freigaben erteilen.“
von Thilo Kiefer, Geschäftsführer der munich enterprise software GmbH (www.munich-enterprise.com)
