Studie: Datensicherheit in der Lohnbuchhaltung

Hamburg (btn/Gastbeitrag von Henri Schmidt, Senior Director Implementation & Business Development Germany & Poland bei ADP) – Die Lohn- und Gehaltsabrechnung steht bei Organisationen in der vordersten Linie. ADPs Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2022 zeigt, dass diese bisher übersehene Position der nächste große Fackelträger für strategische Innovationen werden kann.

44 % der befragten HR-Spezialisten gaben an, dass die Datensicherheit auf ihrer Liste der geplanten Verbesserungen für die nächsten Jahre steht und für fast alle (98 %) steht fest, dass das Thema Datensicherheit in den letzten 12 Monaten an Bedeutung gewonnen hat. Ein Drittel verfügt derzeit nicht über Datensicherheitskompetenzen im Entgeltabrechnungsteam, aber möchte das gerne ändern. Trotz des hohen Maßes an Besorgnis haben weniger als die Hälfte einen vollständigen Notfallplan für ihren Bereich. Gehen Unternehmen diese Probleme jetzt an, können sie sicherstellen, dass ihre Infrastruktur für die Gehaltsabrechnung stabil genug ist.

Daten als zweischneidiges Schwert

Einerseits können Daten für Unternehmen von großem Wert sein, wenn es darum geht, ihre Abläufe, Mitarbeitenden und Wachstumsfaktoren zu verstehen. Andererseits können sie aber auch eine Schwachstelle darstellen, wenn sie nicht wirksam geschützt und gesichert werden. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung von Geschäftsabläufen hat sich die Cyberkriminalität zu einem der größten Risiken für die Geschäftskontinuität entwickelt.

Fast 61 % gaben an, dass die Cybersicherheit ihrer Lohnbuchhaltung in den letzten 2 Jahren mindestens einmal verletzt wurde. Circa 24 % gaben an, dass die Gehaltsabrechnung in diesem Zeitraum von drei oder mehr Verstößen betroffen war. Von denjenigen, die von mindestens einer Cyberattacke ausgesetzt waren, bezeichneten mehr als die Hälfte diese als schwerwiegend (12 %). Die Bedrohung durch Cyberangriffe ist so groß, dass viele Unternehmen ihre Pläne zur Standardisierung und Integration ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf globaler Ebene zeitlich verschieben müssen. Zwei von fünf Befragten geben zu, dass Datensicherheitsbedenken das größte Hindernis für die Einführung eines globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodells in ihren Ländern darstellen – mehr als jeder andere Faktor.

Vorbeugen ist besser als Schaden begrenzen

Sicherheit und Widerstandsfähigkeit sind für die Gehaltsabrechnung von entscheidender Bedeutung. Ein Cyberangriff kann nicht nur den Verlust äußerst sensibler Team- und Finanzdaten sowie Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften bedeuten, sondern auch eine Beeinträchtigung der Gehaltsabrechnungsinfrastruktur und eine Unterbrechung des Prozesses selbst. Im Extremfall könnte dies dazu führen, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden nicht mehr bezahlen können, was massive Probleme in Bezug auf den Ruf, die Einhaltung von Vorschriften und das Engagement der Mitarbeitenden mit sich bringt. Gehaltsabrechnungssysteme und -teams müssen so aufgebaut und vorbereitet sein, dass sie diesen Angriffen mit der richtigen Technologie, den passenden Prozessen und der nötigen Schulung vorbeugen und standhalten können.

In vielen Fällen werden diese Investitionen nicht in konkrete Maßnahmen umgesetzt, um die Sicherheit der Gehaltsabrechnung zu gewährleisten. Nur 46 % der befragten Unternehmen haben ein Handbuch und einen Notfallplan für ihre gesamte Firma entwickelt, um ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen weltweit zu schützen, obwohl 39 % diese Pläne für einige ihrer Länder eingeführt haben. 15 % der Befragten haben überhaupt keine Strategie, so dass sie für Angriffe

anfällig sind. Es ist unmöglich, die Datensicherheit bei der Entgeltabrechnung zu ignorieren, und sie wird in den kommenden Jahren ein wichtiger Bereich für Investitionen sein. Unternehmen müssen die Sicherheit und das Potenzial der Entgeltabrechnungen ganz oben auf die Agenda setzen.

 

 

 

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