Hamburg (btn/Synerpy) – Jedes ERP-System stößt irgendwann an seine Kapazitäts- oder Funktionsgrenze. Dabei spielt es keine Rolle, wofür das System eingesetzt wird.
Insbesondere dann, wenn es kaum noch Möglichkeiten gibt, die Produktivität im Unternehmen zu steigern, sollte über einen Systemwechsel nachgedacht werden. In diesem Artikel stellen wir fünf Anzeichen vor, an denen man erkennen kann, dass es an der Zeit ist, über einen Wechsel des eigenen ERP-Systems nachzudenken.
Anzeichen #1 Das alte System stößt an die Grenzen
Ihr Unternehmen entwickelt sich ständig weiter, daher kann es vorkommen, dass das aktuelle ERP-System irgendwann nicht mehr zum Unternehmen passt. Zum Beispiel, wenn das Unternehmen gewachsen ist, Niederlassungen gegründet wurden, die Mitarbeiterzahl gestiegen ist oder das Geschäftsfeld erweitert wurde. Diese Veränderungen können dazu führen, dass die aktuelle Software nicht mehr in der Lage ist, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Dies kann sich in Kapazitätsengpässen, Lizenzproblemen oder Funktionseinschränkungen äußern. In diesem Fall ist es sinnvoll, über einen Wechsel des ERP-Systems nachzudenken, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Anzeichen #2 Das System funktioniert nicht richtig
Natürlich ist auch die Funktionalität des ERP-Systems eine sehr wichtige Komponente. Immer dann, wenn Probleme mit dem System auftreten, kann ein Wechsel durchaus sinnvoll sein.
Dies kann verschiedene Gründe haben, wie z.B. Einschränkungen des Systems selbst oder eine fehlerhafte Implementierung durch den Softwarepartner. Oft sind die Probleme aber auch hausgemacht, z.B. durch falsche Bedienung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder mangelhafte Kommunikation des Anbieters.
Wichtig ist, dass nicht immer das System selbst schuld ist, sondern auch die Nutzung des Systems eine Rolle spielt. Unzureichende Schulungen oder komplexe Benutzeroberflächen können dazu führen, dass die Mitarbeiter in alte Arbeitsweisen zurückfallen und das ERP-System veraltet. Daher ist es wichtig bei der ERP-Einführung, dass das System in die Unternehmenskultur integriert wird. Werden jedoch deutliche Mängel im System festgestellt, sollte ein Wechsel auf jeden Fall in Erwägung gezogen werden.
Anzeichen #3 Das System ist unflexibel
Ältere ERP-Systeme sind oft nicht sehr flexibel, da der Zugriff auf das System nur an einem bestimmten Standort oder über Verbindungen wie Standleitungen zu Niederlassungen möglich ist. Heutzutage wird die Möglichkeit, von überall auf das System zugreifen zu können, immer wichtiger, insbesondere im Zusammenhang mit der zunehmenden Mobilität und Remote Work.
Moderne ERP-Systeme ermöglichen es allen Mitarbeitern eines Unternehmens, von überall auf das System zuzugreifen, unabhängig davon, ob sie sich im Büro, zu Hause oder im Ausland befinden. Wer sein Unternehmen flexibler gestalten und mehr Remote Work ermöglichen möchte, sollte über einen Wechsel zu einer modernen ERP-Lösung nachdenken.
Anzeichen #4 Das System ist nur für bestimmte Prozesse zuständig
Es gibt viele ERP-Systeme, die sich lediglich auf bestimmte Geschäftsprozesse konzentrieren. Zum Beispiel gibt es Systeme, die sich auf die Warenwirtschaft konzentrieren, die Buchhaltung jedoch vernachlässigen. Andere Systeme konzentrieren sich auf Einkauf und Verkauf, ignorieren jedoch das CRM.
Wenn das aktuelle System zwar viele Funktionen halbwegs beherrscht, aber für grundlegende Aufgaben wie die Rechnungslegung auf ein Standard-Tool zurückgreifen muss, sollten Sie über einen Wechsel des ERP-Systems nachdenken. Ein ERP-System sollte alle wichtigen Teilprozesse des Unternehmens abbilden, um optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt zu sein.
Anzeichen #5 Geschwindigkeitsprobleme
Soll man ein altes ERP-System wechseln, um die Effizienz zu steigern oder nicht? Ein ERP-System, das in die Jahre gekommen ist, kann sich durch Geschwindigkeits Probleme bemerkbar machen.
Wenn die tägliche Arbeit von Wartezeiten geprägt ist und man bei jeder Aufgabe immer ein paar Minuten verliert, kann das schnell negative Auswirkungen auf die Produktivität haben. Es wird schnell zu einem Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern relevant wird. Ein langsames ERP-System kann auch die Mitarbeiter nerven. Auf lange Sicht kann sich ein Wechsel des ERP-Systems auch positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken.
Fazit
Es ist wichtig, frühzeitig über einen Wechsel des ERP-Systems nachzudenken, unabhängig davon, ob das aktuelle System eine Fehlinvestition war, veraltet ist oder nicht mehr den aktuellen Anforderungen entspricht.
Je länger man am alten System festhält, desto höher werden die Kosten und desto größer werden die Auswirkungen auf die Produktivität des Unternehmens. Wenn man sich für eine neue ERP-Lösung entscheidet, sollte man sicherstellen, dass es alle wichtigen Funktionen integriert hat, von CRM, Rechnungslegung bis hin zur Kommunikation und Kapazitätsplanung.
Dabei ist es wichtig, den Umstieg frühzeitig in Angriff zu nehmen, um die Vorteile eines neuen und passenden ERP-Systems nutzen zu können.
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