Hamburg (btn/Gastbeitrag von Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage) – Wie Software beim Sparen hilft. Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen.
Eine aktuelle von Sage in Auftrag gegebene Studie fand heraus: Ineffiziente Verwaltungsabläufe kosten die deutsche Wirtschaft 2019 rund 30 Milliarden Euro. Firmen verlieren durchschnittlich rund vier Prozent ihrer Wertschöpfung aufgrund von zu hohem administrativem Aufwand. Insgesamt entsteht KMUs dadurch ein Produktivitätsverlust von rund 30 Milliarden Euro pro Jahr. Mit Hilfe von Digitalisierung und Automatisierung ließen sich aber sowohl Zeit als auch Kosten einsparen.
Bürokratie und Verwaltungsaufwand machen sich besonders in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bemerkbar. Dies ist das Ergebnis einer aktuellen internationalen Studie von Sage. Das Meinungsforschungsinstitut YouGov hat dafür im Frühjahr 2019 2.994 Entscheidungsträger von Unternehmen verschiedener Größen in zwölf Ländern befragt. Die Umfrage zeigt, dass deutsche Unternehmen 2019 3,9 Prozent ihrer Zeit mit unproduktiven administrativen Tätigkeiten verbringen, was Einbußen von rund 30 Milliarden Euro entspricht. Diese entstehen dadurch, dass Kapazitäten für Verwaltungsaufgaben gebunden sind, die damit nicht für die eigentliche Wertschöpfung des Betriebs genutzt werden können. Im Jahr 2018 waren es noch 3,7 Prozent zeitliche Ressourcenbindung, was 28,2 Milliarden Euro entsprach. Damit hat sich zwischen 2018 und 2019 der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten um 5,4 Prozent gesteigert, was 6,4 Prozent höheren Umsatzeinbußen entspricht.
Deutsche Firmen mit zweitschlechtester Produktivitätsentwicklung
Unter allen befragten Ländern hat sich die Produktivität nur in Irland noch stärker verschlechtert. Im Blick auf den Anstieg der zeitlichen Verluste hat Deutschland sogar den höchsten Wert zu verzeichnen. Die weltweiten wirtschaftlichen Einbußen, die in den vergangenen Monaten durch zeitraubende Verwaltungsprozesse entstanden sind, beliefen sich laut Umfrage auf rund 500 Milliarden Euro. Das ist ein Anstieg von 2,6 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die meisten betrieblichen Kapazitäten werden laut Studie im administrativen Bereich durch die manuelle Verfolgung noch nicht bezahlter Rechnungen, die Rechnungsbearbeitung allgemein oder Abläufe in der HR-Abteilung gebunden.
Einsparungen durch Cloud-basierte IT-Infrastrukturen
Höchste Zeit, Einsparpotentiale zu heben. Dank Digitalisierung und Automatisierung war dies nie einfacher als heute. Davon profitieren nicht nur die Großen: Gerade KMU können ihre Liquidität und Ertragskraft spürbar verbessern, indem sie Prozesse automatisieren. Digitalisierung und Cloud-Technologie helfen dabei. Tatsache ist, dass die Umstellung in der Praxis weder zeitaufwendig noch kostenintensiv sein muss. Kleinstunternehmen müssen ihre Prozesse auch nicht auf einen Schlag in die Cloud verlegen. Sogenannte Hybridlösungen bieten ihnen mit lokaler Datenhaltung und ergänzenden Cloud-Features den sanften Einstieg in die Cloud. Das nutzt beispielsweise eine Tischlerei in Niedersachen. In wenigen Minuten hatte sie ihre Desktopsoftware installiert, die Anbindung der Cloud-Services war in weniger als einer Stunde erledigt, die Datenübernahme, die Anpassung der Geschäftsprozesse sowie die Schulung der Mitarbeiter ging in wenigen Tagen über die Bühne.
Mobiles Büro mit digitalem Assistenten
Heute kümmert sich der Inhaber selbst um die Auftragsbearbeitung, die Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung, sein Steuerberater macht nur den Jahresabschluss. Als ergänzendes Cloud-Feature steht ihm mit der Software das komplette Office-Paket mobil zur Verfügung, so dass er auch unterwegs mit seiner Lösung arbeiten kann, und nicht warten muss, bis er wieder im Büro ist. Besonders praktisch findet er die integrierten, auf KI-basierten digitalen Assistenten. Auf Zuruf oder per Texteingabe auf seinem Smartphone beantworten sie ihm einfache Fragen, die sich auf Kundendaten beziehen, etwa: „Nenne mir alle offenen Rechnungen des Kunden X“ oder „Wie hoch ist der bisherige Gesamtumsatz?“ Unterwegs kann er mit Hilfe der digitalen Assistenten auch seine Reisekosten erfassen, indem die Belege per Smartphone eingescannt werden. Um viele Routineaufgaben muss sich kein Mitarbeiter im Büro mehr kümmern, die digitalen Assistenten sind rund um die Uhr verfügbar. Das spart Zeit und Ressourcen.
Effizientere Abwicklung von Rechnungen
Nicht nur Zeit spart ein Hersteller von Nebelmaschinen aus Niedersachsen. Bei seiner Garantieabwicklung konnte er dank der integrierten Chargenverwaltung mit Seriennummer-Management seine Service-Qualität steigern. Außerdem bietet er seinen Kunden die in der Software integrierte Zahlungsmöglichkeit eines Online-Bezahldienstes an. Sobald eine Rechnung hierüber bezahlt ist, verbucht die Software sie automatisch im System des Nebelmaschinenherstellers. Eine zeitraubende Verfolgung verspäteter Zahlungen ist nicht mehr notwendig.
Wie groß in diesem Bereich das Effizienzpotential ist, zeigt eine internationale Studie, für die Plum Consulting im Auftrag von Sage im Jahr 2017 3.000 Unternehmen in elf Ländern befragt hat. Die Untersuchung kam zu dem Ergebnis, dass kleine Unternehmen in manchen Ländern bis zu 20 Tage im Jahr auf die Überwachung und Verfolgung offener Posten verwenden. In Deutschland werden jedes Jahr neun Prozent aller Rechnungen von KMUs im Business-to-Business-Bereich zu spät bezahlt. Das heißt: Die Zahlung erfolgt nicht innerhalb der üblichen Frist von 30 oder 60 Tagen. Dadurch fehlen den Unternehmen 56 Milliarden Euro im Cash-Flow.
Automatische Datenübertragung zwischen ERP-System und Online-Shop
Betriebe mit Filialen oder Online-Shops müssen zudem ihre Produktdaten und Lagerbestände nicht mehr doppelt erfassen. Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass die Daten zwischen dem ERP-System und dem Online-Shop automatisch übertragen werden. Davon profitiert etwa der Inhaber eines Online-Shops für Modellschiffbauteile aus Hamburg. Auch alle buchhalterischen und fiskalischen Dokumente, die er braucht, werden automatisch von der Software erzeugt, ohne dass er an bestimmte Termine und Fristen denken muss.
Sicher und effizient: Lohnabrechnung in der Cloud
Ein hohes Einsparpotenzial bietet die Lohnabrechnung in der Cloud: Eine ambulante Hauskrankenpflege im Berliner Raum hatte bis dato ein externes Steuerbüro beauftragt. Doch bei der Vielzahl der zu berücksichtigenden Einzelfälle – von Minijobs über Vollzeitkräfte bis hin zu Aushilfen auf 450 Euro-Basis – kam es zu Fehlern in der Abrechnung, was zu zusätzlichem Aufwand im Betrieb und einem wahren Belegtourismus zwischen dem Betrieb und dem Steuerberater führte. Als Alternative probierte die Krankenpflege eine Cloud-Lösung aus und stellte fest, dass diese auch ohne Vorkenntnisse leicht zu bedienen ist. Die gelegentlich auftretenden Fehler erkennt der Geschäftsführer schnell und kann sie selbst beheben. Zwei Stunden im Monat wendet er heute für die Lohnbuchhaltung auf und muss niemanden extra für diese Aufgabe einstellen und sich mit keinem Steuerberater oder Lohnbüro abstimmen. Vorkenntnisse waren dafür nicht erforderlich. Das kostete ihn lediglich einen Zeitaufwand für die Ersteinrichtung und Eingabe der Firmen- und Stammdaten von 30 bis 45 Minuten, die monatlichen Kosten liegen für Kleinstbetriebe bis zu zehn Mitarbeitern bei rund 50 Euro.
Automatisierte Kommunikation mit Behörden
Als besonders zeitaufwendig und lästig empfinden viele Betriebe die monatlichen Meldungen an das Finanzamt und die Krankenkassen. Auch hierbei kann Software helfen: Die gesetzlichen Meldungen werden mit der Abrechnung automatisch versendet. Das bedeutet, dass Betriebe sie nicht mehr wie bisher gesondert mit der Anwendung sv.net verschicken müssen. Wenn ein Betrieb auch nur eine Minute pro Mitarbeiter an Zeit spart, wären das bei 20 Mitarbeitern schon 20 Minuten pro Monat. Weiterer Vorteil: Durch Automatisierung der Beitragsschätzung verpassen sie nie mehr eine Frist und müssen auch keine Verzugsgebühren bei Nicht-Einhalten der Fristen bezahlen.
Um Betrieben ihre Bedenken bei der Digitalisierung zu nehmen, offerieren ERP-Anbieter auch Testversionen. Für potentielle Anwender empfiehlt es sich, solche Angebote auszuprobieren. Wer bei seiner Testversion bereits mit echten Daten gearbeitet hat, kann danach auch gleich loslegen, Zeit sparen und seinen Produktivitätsverlust senken.
