Onboarding-Prozesse sind entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Studien haben gezeigt, dass der erste Eindruck eines Mitarbeiters von seinem neuen Arbeitgeber darüber entscheidet, ob er eine Bindung zum Unternehmen aufbauen wird oder eine Kündigung in Erwägung zieht. Tatsächlich erfolgt der Entschluss, ein Unternehmen wieder zu verlassen, bereits in den ersten Tagen. Das geschieht dann, wenn der Onboarding-Prozess nicht erfolgreich absolviert wird, sondern wichtige Punkte vergessen werden.
Onboarding Maßnahmen vor Arbeitsbeginn
Entscheidend für ein erfolgreiches Onboarding sind zum einen die Maßnahmen, die in den Wochen und Tagen vor dem Arbeitsbeginn erfolgen. Dazu zählen zeitnahe Informationen über Veranstaltungen, Termine oder Aufgaben. Außerdem muss der Arbeitsplatz eingerichtet werden und die IT muss dafür sorgen, dass alle Zugänge und Passwörter bereits am ersten Tag genutzt werden können. Auch die Bereitstellung eines Mentors kann dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter sich schneller mit dem Unternehmen identifizieren können und dazu bereit sind, sind langfristig an einen Betrieb zu binden. Ein Ansprechpartner in Form eines Mentors oder Paten in den ersten Tagen und Wochen im neuen Job hilft auch dabei, dass neue Mitarbeiter sich trauen, Fragen zu stellen und sich nicht verloren fühlen, wenn sie auf ein Problem stoßen. Da viele Problemlösungen unternehmensspezifisch gehandhabt werden, ist es sinnvoll, wenn neue Mitarbeiter sich an erfahrenere Kollegen wenden können, um keine Fehler zu machen, die durch eine einfache Frage hätten vermieden werden können. Weitere wichtige Maßnahmen zum Thema Onboarding findet man auf der Seite MyOnboarding von Haufe. Dort wird auch gezeigt, inwiefern sich die Kosten eines intensiven Onboardings für das Unternehmen lohnen.
Onboarding Maßnahmen am ersten Tag
Ein Fehler mit weitreichenden Konsequenzen ist es, anzunehmen, dass nach dem ersten Tag der Onboarding-Prozess vorbei sei. Tatsächlich ist die intensive Vorbereitung auf einen erfolgreichen ersten Tag einer der wichtigsten Aspekte für ein gutes Onboarding. Doch auch die nachfolgenden Tage und Wochen entscheiden über das Commitment und die Bindung, die neue Mitarbeiter bezüglich ihres Jobs aufbauen. Nach dem ersten Tag erfolgt eine Einarbeitung ins reguläre Arbeitsleben. Dazu zählen beispielsweise Schulungen in bestimmten Gebieten, die für den Umgang mit firmenspezifischen Programmen oder Geräten wichtig sind. Um die Einarbeitungszeit zu beschleunigen, sollten die Buchungen der Schulungen zeitnah erfolgen. Weitere Maßnahmen sind die Klärung von Zuständigkeiten neuer Mitarbeiter. Da es häufig dazu kommt, dass Mitarbeiter neu eingestellt werden, um neue Positionen einzunehmen, kann die Umverteilung von Verantwortlichkeiten zu Problemen führen. Die Teamleiter sind in diesem Fall dafür verantwortlich, diese neuen Ordnungen detailliert zu kommunizieren. Doch im Rahmen des Onboardings sollte auch der HR Manager noch einmal prüfen, ob alle Beteiligten über die neuen Regelungen und Abläufe informiert sind, um einer Missstimmung über dem neuen Mitarbeiter gegenüber vorzubeugen.
Kleine Gesten mit großer Wirkung im Onboarding
Um den neuen Mitarbeiter einladend willkommen zu heißen, kann ein kleines Präsent wie Blumen oder Pralinen auf den Tisch gestellt werden. So wird signalisiert, dass man über diesen besonderen Tag im Bilde ist und eine einladende Atmosphäre schaffen möchte. Weitere wichtige Onboarding-Maßnahmen am ersten Tag sind Pünktlichkeit seitens der Personalverantwortlichen. Gerade am Montagmorgen ist häufig viel los und man wird ständig aufgehalten. Doch neue Mitarbeiter fühlen sich extrem hilflos und allein gelassen, wenn sie in ihrem neuen Büro auf jemanden warten und nicht wissen, was sie tun sollen. Diese kleinen Formen der Aufmerksamkeit vermitteln dem neuen Mitarbeiter bereits am ersten Tag ein Gefühl für die Unternehmenskultur und steigern sein Zugehörigkeitsgefühl von der ersten Minute an. Es sind meistens die kleinen Gesten, die lange im Gedächtnis bleiben. Auch eine kleine Vorstellungsrunde kann am ersten Tag erfolgen. So wird sichergestellt, dass auch die Kollegen über die neue Person im Büro im Bilde sind und gerade der Pate oder Mentor kann dafür sorgen, dass sich vor allem die Personen vorstellen, die zukünftig eng mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten werden.
Ein optimal eingerichteter Arbeitsplatz und ein vorbereitetes Umfeld
Idealerweise trifft der neue Kollege schon an seinem ersten Arbeitstag auf einen optimal eingerichteten Arbeitsplatz. Zugangsrechte und Lizenzen für die Nutzung bestimmter Programme müssen rechtzeitig beschafft und reserviert werden. In dieser Hinsicht ist vor allen Dingen die IT-Abteilung gefragt. Falls es sich um einen Außendienstmitarbeiter handelt, sollte ein Firmen- oder Mietwagen reserviert worden sein, sodass der neue Kollege möglichst schnell mit seiner Tätigkeit beginnen kann. Benötigt der neue Mitarbeiter Schulungen für die Nutzung bestimmter Programme, so sollten diese zügig durchgeführt werden. Allerdings sollten Sie dabei bedenken, dass der neue Mitarbeiter in seinen ersten Wochen zahlreiche neue Eindrücke aufnimmt und die Gefahr einer Überlastung besteht. Um unnötigen Stress zu vermeiden, ist es sinnvoll, neue Kollege in die Planung der Einarbeitungsphase einzubeziehen. Im Zuge des Onboardings gilt es nicht nur den Neuling zu integrieren, sondern auch die alten Kollegen über sich gegebenenfalls verändernde Rahmenbedingungen zu informieren. So kann es beispielsweise innerhalb eines Teams aufgrund des Neuzugangs zu einer neuen Verteilungen von Zuständigkeiten und Kompetenzen kommen. Je früher und detaillierter Mitarbeiter über anstehende Veränderungen informiert werden, desto reibungsloser wird die Integration des neuen Kollegen verlaufen.
Die Details sind es, die einen Onboarding-Prozess zu einer erfolgreichen Unternehmung werden lassen. So fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und willkommen und gehen mit durchweg positiven Gefühlen am ersten Tag nach Hause. Es wird häufig unterschätzt, wie stark die Unzufriedenheit gerade am ersten Tag werden kann und wie stark diese sich auf die weitere Motivation und Unternehmensbindung auswirkt. Daher sollten im Onboarding direkte Maßnahmen ergriffen werden, um dem entgegenzuwirken.
